Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung - So kriegen Sie Ihr Heimbüro in den Griff!

Immer mehr Anbieter, wie Internetprovider, Versicherungen und Banken, stellen Rechnungen, Policen oder Kontoauszüge digital zur Verfügung, z. B. im PDF-Format. Laden Sie diese einfach herunter und fügen sie sie Ihrer StarMoney Dokumentenverwaltung hinzu.
Ihre wichtigen Dokumente zentral an einem Ort mit automatisch erstellten Standardordnern - kein lästiges und zeitaufwendiges Drucken, Abheften und Suchen in verschiedenen Ordnern mehr!
Die hinterlegten Dokumente werden sicher verschlüsselt gespeichert.

Folgende Themen finden Sie in diesem Artikel:

• Dokumentenverwaltung aufrufen
• Dokument aus Unterordnern anzeigen
• Neuen Ordner anlegen
• Ordner umbenennen
• Ordner entfernen
• Dokument hinzufügen
• Online abgeholte Dokumente am Konto
• Dokument einlesen
• Dokument exportieren
• Dokument ändern
• Dokument entfernen
• Dokument öffnen
• Fragen und Antworten zur Dokumentenverwaltung
  
  

Dokumentenverwaltung aufrufen

Starten Sie mit der Dokumentenverwaltung einfach über das Hauptmenü und hier den Menüpunkt Dokumente.

Hier finden Sie Ihre schon gespeicherten Dokumente und können neue Dokumente hinzufügen, verschieben, umbenennen und vieles mehr.

In der Übersicht sehen Sie die von StarMoney automatisch angelegten Ordner.

Hinweis: Die Ordner, die mit einem Schloß gekennzeichnet sind , können Sie nicht verschieben, oder umbenennen, oder löschen. Es handelt sich dabei um Systemordner von StarMoney.

Wählen Sie einen Ordner aus, werden Ihnen in der Übersicht die in dem Ordner befindlichen Dokumente angezeigt. Wenn Sie eines der Dokumente auswählen, erhalten Sie in der Ansicht rechts daneben eine Vorschau inklusive beschreibender Daten.

Die Dateivorschau können Sie über das Symbol oben rechts aktivieren / deaktivieren:

 

Dokument aus Unterordnern anzeigen

Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert und bewirkt, dass auch Dokumente aus Unterordnern in der Dokumentenübersicht angezeigt werden, und nicht nur die Dokumente die sich im Hauptordner befinden.

Um nur die Dokumente des Hauptordners anzeigen zu lassen, deaktivieren Sie diese Funktion.

Neuen Ordner anlegen

Über diese Funktion können Sie neue Ordner anlegen. Es öffnet sich ein Dialog, indem Sie die den Namen des Ordners eintragen können und bestimmen, ob es sich bei dem Ordner um eien Haupt-, oder Unterordner handeln soll:

Ordner umbenennen

Um den Namen eines bestehenden Ordners in StarMoney zu ändern, selektieren Sie bitte in der Dokumentenverwaltung den betreffenden Ordner und wählen Sie die Schaltfläche Ordner umbenennen.

 

 

Geben Sie nun bei Name des Ordners den geänderten Namen ein und klicken Sie danach auf Ändern um die Änderung zu übernehmen.

Ordner entfernen

Um einen Ordner und die darin enthaltenen Dokumente aus der Dokumentenverwaltung zu löschen wählen Sie bitte Ordner entfernen.

Dokument hinzufügen

Um Dokumente in der StarMoney Dokumentenverwaltung abzulegen, ziehen Sie die Dokumente per Drag & Drop in den Bereich Dokument hinzufügen oder klicken Sie in den Bereich.

Bei Klick auf den Bereich erscheint der Dateiauswahl-Dialog, über den Sie Ihre Datei auswählen können.

Bestätigen Sie die Übernahme in StarMoney anschließend über die Schaltfläche Öffnen.

StarMoney hinterlegt nun das gewählte Dokument im ausgewählten (selektierten) Ordner. Wiederholen Sie diesen Schritt mit jedem Dokument, welches Sie in StarMoney hinterlegen wollen. Beachten Sie bitte, dass Sie immer wieder vorher den entsprechenden Ordner selektieren.

Hinweis: Wenn Sie die STRG-Taste gedrückt halten, können Sie auch mehr als ein Dokument auswählen und somit mehrere Dokumente in einem Schritt in StarMoney hinterlegen.

Online abgeholte Dokumentenverknüpfung

Ihre online pro Konto abgeholte Dokumente sind nun auch in der neuen Dokumentenverwaltung verknüpft. Dies gilt für folgende Dokumente im PDF-Format:

• • • elektronische Kontoauszüge
    • Kreditkartenabrechungen
    • Postfach-Dokumente

Dokument einlesen

Über diese Funktionen können Sie Dokumente direkt einlesen z. B. über einen Scanner oder vom Smartphone.

Sollte StarMoney kein eingerichtetes Gerät finden, beendet es die Funktion und macht Sie darauf aufmerksam. Bitte überprüfen Sie dann bitte das Gerät, mit dem Sie die Datei übertragen wollten.

Dokument exportieren

Um ein Dokument zu exportieren, selektieren Sie es zunächst und wählen Sie dann die Schaltfläche Exportieren. Ein Dialog wir geöffnet, über den Sie das gewählte Dokument im CSV-Format abspeichern können.

Dokument ändern

Sie können die Bezeichnung des Dokumentes, sowie das Datum und einen Kommentar editieren. Wählen Sie dazu Dokument ändern:

Über Ändern speichern Sie Ihre Angaben ab.

Abbrechen beendet den Dialog, ohne Änderungen zu übernehmen.

Dokument entfernen

Um ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche Dokument entfernen.

Dokument öffnen

Über diese Funktion wird ein Dokument im entsprechenden Reader geöffnet, also beispielsweise wird ein Dokument mit der Endung .docx in Word geöffnet, ein .pdf in einem PDF-Viewer, usw.

Fragen und Antworten zur Dokumentenverwaltung

Nachfolgend finden Sie einige Fragen und Antworten bzgl. der Dokumentenverwaltung in StarMoney sowie allgemeine Informationen.

Bitte beachten Sie, dass Angaben zu Verzeichnissen, insbesondere des Speicherpfades für Ihre Benutzerdatenbank, sich auf eine Standardinstallation von StarMoney beziehen. Sofern Sie z.B. Ihre Benutzerdaten in einem anderen Pfad hinterlegen bzw. hinterlegt haben, ersetzen Sie die nachfolgenden Angaben mit Ihrem Speicherverzeichnis!

 

Wo bzw. wie speichert StarMoney meine Dokumente ab?

Wie alle Daten in der Benutzerdatenbank, sind auch die hinterlegten Dokumente verschlüsselt gespeichert und können nur innerhalb StarMoney geöffnet und angeschaut werden.

Um die Datenbankstruktur Ihrer Benutzerdatenbank nicht zu vergrößern werden alle Dokumente extern gespeichert und innerhalb der Benutzerdatenbank verknüpft.

Sie finden die Daten im Verzeichnis \Document. Der Ordner befindet sich im Pfad

 "C:\ProgramData\StarMoney 14 Deluxe\profil"

Im Ordner Document ist einmal die Benutzerdatenbank und ein Unterordner mit dem Namen der Benutzerdatenbank vorhanden. Der Unterordner mit dem Namen der Benutzerdatenbank beinhaltet sämtliche eingelesenen Dokumente mit der Dateiendung „PDY“ bzw. "DOY".

Ein Umbenennen der Dateien ist zwar möglich, beim Öffnen wird Ihnen das entsprechende Programm jedoch eine Fehlermeldung ausgeben und die Datei nicht anzeigen.

 

Warum sind unter der Dokumentenverwaltung nicht alle Schaltflächen aktiv?

Um Funktionen, wie „Öffnen“ oder „Ändern“, zu aktivieren, selektieren Sie bitte einen Ordner bzw. ein Dokument in der Dokumentenverwaltung.

 

Wie kann ich meine Dateien sichern, z.B. für eine Neuinstallation?

Die Dokumente werden im Verzeichnis des Benutzers im Ordner \Document z.B.

C:\ProgramData\StarMoney 14 Deluxe\profil gespeichert.

Nutzen Sie für die Datensicherung bei einer Neuinstallatin daher immer die Funktion "Komplettsicherung erstellen" in der Benutzeranmeldung in StarMoney Basic und StarMoney Deluxe. Die Dokumente werden dann automatisch mitgesichert.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!