In diesem Artikel erläutern wir Ihnen den Aufbau und die Funktion der "Fälligkeiten" (offline in der Software terminierte Aufträge).

Die Verwaltung von Fälligkeiten in StarMoney Business dient der terminlichen, betraglichen und kontobezogenen Disposition von Termin- und wiederkehrenden sowie einmaligen Zahlungen und Lastschriften (Aufträge). Einen "Auftragsordner" kann man sich bildlich vorstellen wie einen Schubkasten im Schrank - in den Aufträge einsortiert werden, und in denen der Termin des Auftrags verwaltet wird.

Was ist ein Auftragsordner

Bei einem Auftragsordner handelt es sich um eine Art Zwischenspeicher für Ihre Transaktionen, um die eigenen Zahlungen zu planen und zu disponieren. (bildlich beschrieben vielleicht ein "Schubkasten" in den Sie terminierte Zahlungen einsortieren).

StarMoney hilft Ihnen dabei, diese Aufträge zum richtigen Zeitpunkt auszuführen:

Wenn einem Auftrag der Auftragsordner "Kein Ordner" zugewiesen wird, wird er bei eintreten des Ausführungsdatums automatisch von StarMoney in den Ausgangskorb gestellt, und von dort beim nächsten abarbeiten des Ausgangskorbes an Ihr Kreditinstitut übermittelt.

Aufträge denen Sie eigene, von Ihnen definierte Auftragsordner (z.B. für das monatliche Einziehen von Mitgliedsbeiträgen, Essensgeldern, oder Zahlungen an Lieferanten) zugewiesen haben, werden nicht automatisch von StarMoney in den Ausgangskorb gestellt/an Ihr Kreditinstitut übermittelt. Diese Aufträge verbleiben in Ihrem Auftragsordner und die Fälligkeit wird Ihnen als Zahlungserinnerung in der Übersicht angezeigt. Die Einreichung des Auftrages wird von Ihnen ausgelöst, in dem Sie in den Auftragsordner wechseln und die fälligen Aufträge einreichen/versenden.

Vorteile und Nutzen eines Auftragsordners

Mit einem Auftragsordner fassen Sie zukünftige Transaktionen, einmalige sowie regelmäßige, strukturiert zusammen.

So kann eine Hausverwaltung etwa verschiedene Auftragsordner für einzelne Mietobjekte anlegen. Die für ein Objekt anfallenden Zahlungen, etwa für die Versorger, weisen Sie nun diesem Auftragsordner zu.

Betrachten Sie diesen Auftragsordner, sehen Sie alle Zahlungen inklusive ihrer Fälligkeiten gebündelt, die im Zusammenhang mit diesem Auftragsordner stehen. Auf diese Weise lässt sich etwa erkennen, dass zwei Zahlungen nur wenige Tage aufeinander folgend fällig sind und es sich somit anbietet, diese zusammenzufassen.

Wie Sie einen Auftragsordner organisieren, ist ganz Ihnen überlassen. So könnte es für ein Unternehmen auch sinnvoll sein, sich pro Lieferanten einen Auftragsordner anzulegen.

Der Vorteil, Verbindlichkeiten in Auftragsordnern zu organisieren, besteht nicht nur in der Übersichtlichkeit der Zahlungen, sondern auch zur besseren Liquiditätsplanung.

StarMoney zeigt Ihnen an, wie sich die Salden Ihrer Konten verändern, wenn Sie Zahlungen eines Auftragsordners zu einem geplanten Datum ausführen lassen.

 

Offline verwaltete Aufträge müssen einem Auftragsordner zugewiesen werden.

Es wird bei den Auftragsordnern zwischen zwei Arten unterschieden:

• Kein Auftragsordner (Auftrag wird bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt)
• Ein erstellter Auftragsordner (z. B. Lieferant A, B, C usw.). Fällige Aufträge verbleiben im Auftragsordner und werden per Zahlungserinnerung angezeigt. Der Termin für die Einreichung des Auftrags kann selbst bestimmt werden.

Hinweise zum Handling fälliger offline verwalteter Aufträge in StarMoney Business:

Aufträge deren Fälligkeit erreicht ist, werden je nach gewähltem Auftragsordner entweder in der Zahlungserinnerung eingeblendet bzw. direkt ohne Nachfrage in den Ausgangskorb zum Versand bereitgestellt.

Hinweis: Wenn Sie einem Auftrag den Auftragsordner "Kein Ordner" zugeordnet haben, wird er bei Fälligkeit auch unter "Erinnerungen" angezeigt. Sollten Sie den Auftrag über die Anzeige in den Erinnerungen aufrufen, Schaltfläche [Anzeigen], wechseln Sie in die Fälligkeitsübersicht. Der Auftrag befindet sich aber nicht mehr in der Fälligkeitsverwaltung, sondern im Ausgangskorb. Um den Auftrag erneut einzusehen, rufen Sie bitte über die Navigation den Ausgangskorb auf.

Beispiel: Ein Auftrag ist dem Auftragsordner „kein Ordner“ zugeordnet und die Fälligkeit tritt ein:

Dieser Auftrag wird beim ersten Start der Datenbank an diesem Tag ohne Nachfrage direkt für den Versand in den Ausgangskorb überstellt.

Der Auftrag ist einem selbst erstellten Auftragsordner z. B. Test zugewiesen und die Fälligkeit tritt ein:

Beim ersten Start der Datenbank an diesem Tag erhalten Sie einen Hinweis auf die Fälligkeit dieses Auftrags und müssen den Auftrag selbständig über den betreffenden Auftragsordner unter "Zahlungsverkehr/Fälligkeiten" einreichen.

Hinweis: Ein einem Auftragsordner zugewiesener Auftrag kann nur über den Auftragsordner selbst geändert/gelöscht werden.

Inhalt

1. Erstellung von eigenen Auftragsordnern

2. Einen offline terminierten Auftrag einem Auftragsordner zuweisen

• Einzelauftrag
• Sammelauftrag

3. Verwaltung von Auftragsordnern

• Allgemeine Einstellungen
• Auftragsverwaltung
• Einen Auftrag vorzeitig einreichen bei Beibehaltung des Ausführungsdatums
• Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags im Auftragsordner Kein Ordner
• Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags aus einem Eigenen Auftragsordner

4. Standardeinstellung für die Offlineverwaltung konfigurieren

 

1. Erstellung von eigenen Auftragsordnern

• Eigener erstellter Auftragsordner (z. B. Lieferant A, B, C usw.). Fällige Aufträge verbleiben im Auftragsordner und werden per Zahlungserinnerung angezeigt
• Der Termin für die Einreichung des Auftrags kann selbst bestimmt werden
• Bei Fälligkeit muss der Auftrag selbst über den Auftragsordner eingereicht werden

Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Zahlungsverkehr“ und hier auf „Fälligkeiten“.

Klicken Sie in der oberen Toolbox auf den Button „Neu“.

Vergeben Sie einen „Namen“ für den Auftragsordner und klicken dann auf eine freie Fläche, um den Eintrag zu übernehmen.

Hinweis: Der Auftragsordner „Kein Ordner“ ist ein Platzhalter innerhalb der Software und kann nicht gelöscht werden.

• „Kein Ordner“ (Auftrag wird bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt)

 

2. Einen offline terminierten Auftrag einem Auftragsordner zuweisen

Einzelauftrag

Hinweis: Um eine Terminüberweisung zu erstellen, wählen Sie bitte die Option „Auftrag ausführen am“ unter "Ausführung".

Hinweis: Um einen Auftrag „offline“ in StarMoney Business zu verwalten (Fälligkeit wird durch die Software überwacht), müssen Sie die Option „Fälligkeit durch StarMoney verwalten lassen“ wählen.

Hierbei haben Sie die Auswahl, ob die Zahlung bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt wird (automatische Fälligstellung) oder ob Sie eine Erinnerung über die Fälligkeit in der Software erhalten möchten, um den Auftrag selbst in den Ausgangskorb zum Versand zu stellen (manuelle Fälligstellung).

Wählen Sie anschließend einen Ordner aus, in welchem der Auftrag in der Software verwaltet werden soll.

Hinweis: Sie können einen eigenen Ordner in der linken Navigation unter "Zahlungsverkehr" und hier "Fälligkeiten" anlegen.

 

Hinweis: Um einen Turnus für die Ausführung zu wählen, nutzen Sie bitte das Formular für den Dauerauftrag. Wählen Sie bitte die Option „Intervall“ unter "Ausführung".

Erstellung einer Terminüberweisung mit einmaliger Ausführung und Verwaltung "manuelle Fälligstellung" im Ordner "Lieferant A".

Der Auftrag wird in der Historie der Aufträge unter "Zahlungsübersicht" (in diesem Beispiel „SEPA-Terminüberweisung“) in der Spalte „Auftragsordner“ mit dem betreffenden Ordner (hier „Lieferant A“) angezeigt.

In der Spalte „Verwaltung“ wird angezeigt, ob der Auftrag „online“ oder „offline“ verwaltet wird. Über das „Ordnersymbol“ können Sie bei Sammelaufträgen die zugehörigen Einzelposten anzeigen lassen.

 

Sammelauftrag

Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Zahlungsverkehr" und wählen Sie die Option "Sammelüberweisung" bzw. "Sammellastschrift". Klicken Sie in der oberen Toolbox auf den Button "Neue Sammelüberweisung" bzw. "Neue Sammellastschrift".

In dieser Maske wählen Sie bitte die Optionen im oberen Bereich um die Kriterien für die Offline-Verwaltung des Auftrags zu konfigurieren.

Im Feld „Turnus“ können Sie auswählen, ob der Auftrag einmalig oder in einem bestimmten Intervall ausgeführt werden soll.

Im Feld „Termin“ können Sie das Ausführungsdatum für den Auftrag eingeben.

Im Feld „Auftragsordner “ können Sie den Auftragsordner für die Offlineverwaltung auswählen (eigener Auftragsordner oder „kein Ordner“)

Über den Haken bei „Auftrag offline verwalten“ können Sie bestimmen, ob der Auftrag in der Software verwaltet oder direkt an Ihr Institut versendet werden soll.

Hinweis: Soll der Sammelauftrag als heute fällig direkt an die Bank versendet werden (tagesaktueller Termin) - dann muss der Haken bei "Auftrag offline verwalten" gesetzt sein.

Sofern Sie einen „Turnus“ ungleich „Einmalig“ auswählen, werden die Felder „Ausführungstag“ und „Letztmalig“ aktiv geschaltet. Sie können in diesen Feldern wie bei einem Dauerauftrag die Ausführung festlegen.

Über die Option "Als Einzelbuchung kennzeichnen", können Sie wählen, ob die enthaltenen Buchungsposten als einzelne Umsätze im Konto gebucht werden sollen.

Hinweis: Zur Nutzung der Funktion "Als Einzelbuchung kennzeichnen" müssen Sie eine Vereinbarung mit Ihrem Kreditinstitut abgeschlossen haben.

Der Auftrag wird in der Historie der Aufträge in der "Zahlungsübersicht" (in diesem Beispiel „SEPA-Termin-Sammelüberweisung“) in der Spalte „Auftragsordner“ mit dem betreffenden Ordner (hier „Lieferant C“) angezeigt.

In der Spalte „Verwaltung“ wird angezeigt, ob der Auftrag „online“ oder „offline“ verwaltet wird. Über das „Ordnersymbol“ unter „Zugehörige Posten“ können Sie sich bei Sammelaufträgen die zugehörigen Einzelposten anzeigen lassen.

 

3. Verwaltung von Auftragsordnern

Allgemeine Einstellungen

Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Zahlungsverkehr“ und hier auf die Option „Fälligkeiten“.

Hinweis: In der Spalte „Auftragsart“ wird Ihnen die im Auftragsordner enthaltene Auftragsart angezeigt. Sofern sich in einem Auftragsordner verschiedene Auftragsarten befinden z. B. Überweisungen und Lastschriften, so wird in der Spalte die Auftragsart „Diverse“ angezeigt.

In der Toolbox stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

Über den Button „Neu“ erstellen Sie einen eigenen Auftragsordner.

Über den Button „Entfernen“ können Sie einen eigenen erstellten Auftragsordner löschen. Der Platzhalter für den Auftragsordner „kein Ordner“ kann nicht entfernt werden.

Über den Button „Details“ gelangen Sie in den Auftragsbestand des gewählten Auftragsordners.

Über den Button „Kopieren“ können Sie eine Kopie des gewählten Auftragsordners (nur eigener erstellter Auftragsordner) erstellen.

 

Auftragsverwaltung

Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Zahlungsverkehr/Fälligkeiten“. Markieren Sie einen Auftragsordner und klicken auf den Button „Details“ in der oberen Toolbox.

Alternativ klicken Sie den markierten Auftragsordner doppelt.

Über die Funktion „Fälligkeit/Einreichung um … Tage vorziehen“ können Sie den durch Haken markierten Auftrag um die vergebene Anzahl von Tagen vorziehen.

Über die Option „Sammelauftrag erzeugen“ können Sie mehrere durch Kreuz markierte Einzelaufträge als Sammelauftrag ausgeben (sofern sich die Aufträge auf das gleiche Konto beziehen).

Im Container „Konten“ wird Ihnen eine vereinfachte Liquiditätsvorschau anhand der Fälligkeiten der im Auftragsordner verwalteten Aufträge angezeigt.

In der Toolbox stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

Über den Button „Entfernen“ können Sie den markierten Auftrag aus dem Auftragsordner (und der Datenbank) löschen.

Über den Button „Bearbeiten“ gelangen Sie in die Auftragsdetails des markierten Auftrags.

Über die Button „Alle/Keine“ können Sie die Markierung vor denen im Auftragsordner angezeigten Aufträge setzen bzw. entfernen.

Über den Button „Kopieren“ können Sie eine Kopie des markierten Auftrags erstellen.

Über den Button „Pauschaländerung“ können Sie bei einem Sammelauftrag pauschal den Verwendungszweck bzw. den Betrag der enthaltenen Posten ändern.

Über den Button „Export“ können Sie einen Sammelauftrag exportieren.

 

Einen Auftrag vorzeitig einreichen bei Beibehaltung des Ausführungsdatums

Hinweis: Das Vorziehen und die Beibehaltung des Ausführungsdatums ist nur bei eigenen erstellten Auftragsordnern möglich. Die Funktion kann nicht im Auftragsordner „Kein Ordner“ genutzt werden.

 

Markieren Sie den betreffenden Auftrag im Auftragsordner.

Klicken Sie oben rechts in das Feld "Fälligkeit/Einreichung um ... Tage vorziehen" und geben Sie die Anzahl der Tage ein, um welche die Ausführung des betreffenden Auftrags vorgezogen werden soll.

Nach Eingabe der Anzahl der Tage ändert sich das Ausführungsdatum in unserem Beispiel wurde die Ausführung um 14 Tage vorgezogen, so dass sich das Ausführungsdatum vom 01.03 auf den 15.02 ändert.

Damit das ursprüngliche Ausführungsdatum bestehen bleibt, markieren Sie den betreffenden Auftrag durch das Setzen eines Hakens in der ersten Spalte. Anschließend können Sie dann rechts oben die Option "Ausführungsdatum beibehalten" auswählen und den Auftrag über den Button "Einreichen" unten rechts vorzeitig ausführen.

 

Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags im Auftragsordner "Kein Ordner"

Bei Fälligkeit eines dem Auftragsordner „Kein Ordner“ zugewiesenen Auftrags wird dieser Auftrag direkt in den Ausgangskorb für den Versand gestellt.

Wechseln Sie in der linken Navigation auf den „Ausgangskorb“.

Hier können Sie den fälligen Auftrag versenden.

Hinweis: „Terminierte Überweisungen, Sammelüberweisungen sowie offline geführte Daueraufträge werden bei Fälligkeit als Einzelüberweisung bzw. Sammelüberweisung ohne Termin versendet, da die Terminierung bereits in StarMoney verwaltet wurde.

Ein im Ausgangskorb befindlicher Auftrag aus einem Auftragsordner kann nur über den betreffenden Auftragsordner unter „Zahlungsverkehr/Fälligkeiten“ aus der Datenbank entfernt werden.

 

Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags aus einem Eigenen Auftragsordner

Bei Fälligkeit eines einem eigenen Auftragsordner zugewiesenen Auftrags erhalten Sie oben in der Menüleiste im Zahlungskalender (Kalender-Symbol), Erinnerung (Glocken-Symbol) und Informationen (Brief-Symbol) einen Hinweis auf einen fälligen Auftrag.

Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Zahlungsverkehr/Fälligkeiten".

Klicken Sie den betreffenden Auftragsordner doppelt.

Hinweis: In der Spalte "Fällige Aufträge" wird Ihnen angezeigt, in welchem Auftragsordner sich fällige Aufträge befinden.

Die fälligen Aufträge sind bereits mit einem Haken markiert. Wenn Sie den Auftrag einreichen wollen, so klicken Sie unten rechts auf den Button „OK“.

Hinweis: Sofern Sie den Auftrag nicht sofort einreichen möchten, so lassen Sie den Auftrag unverändert im Auftragsordner und reichen diesen erst an Ihrem gewünschten Ausführungsdatum ein. Sie werden weiterhin auf der Übersicht auf die fälligen Aufträge hingewiesen.

Wechseln Sie in der linken Navigation auf den „Ausgangskorb“.

Hier können Sie den fälligen Auftrag versenden.

Hinweis: „Terminierte Überweisungen, Sammelüberweisungen sowie offline geführte Daueraufträge werden bei Fälligkeit als Einzelüberweisung bzw. Sammelüberweisung ohne Termin versendet, da die Terminierung nur in StarMoney verwaltet wurde.

Hinweis: Ein im Ausgangskorb befindlicher Auftrag aus einem Auftragsordner kann nur über den betreffenden Auftragsordner unter „Zahlungsverkehr/Fälligkeiten“ aus der Datenbank entfernt werden.

 

4. Standardeinstellung für die Offlineverwaltung konfigurieren

In StarMoney können Sie die Standardeinstellung für die Offlineverwaltung selbst festlegen.

Sofern Sie nur in Ausnahmefällen Ihre Aufträge offline über die Fälligkeitsverwaltung in StarMoney verwalten und sonst in der Regel die Aufträge online versenden, können Sie die Standardeinstellung auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Wechseln Sie in der oberen Menüleiste auf „Einstellungen“ und wählen Sie die Option „Allgemeines“.

Wechseln Sie auf die Karteikarte „Zahlungsverkehr“.

Unter „Aufträge verwalten“ können Sie die Standardeinstellung ändern.

Hinweis: Ist der Haken bei „Aufträge offline verwalten“ gesetzt, so wird bei der Erstellung von terminierten Aufträgen die Einstellung „Aufträge offline verwalten“ gesetzt. Wollen Sie einen Auftrag mit Termin an ihr Kreditinstitut senden, entfernen Sie beim Erfassen des Auftrags das Häkchen.

Ist der Haken bei „Aufträge offline verwalten“ nicht gesetzt, so kann der Haken für die Offlineverwaltung nach Bedarf gesetzt werden. Wollen Sie einen terminierten Auftrag nur in StarMoney verwalten müsste der Haken dann bei der Auftragserfassung gesetzt werden.