Immer öfter erhält man Rechnungen digital, ob als PDF oder E-Mail o. ä. Die manuelle Eingabe ist zeit- und auch fehleranfällig.
Schneller geht es mit dem Einlesen dieser digitalen Rechnungen – direkt im Zahlungsverkehrsformular!
StarMoney Business 12 unterstützt die elektronische Rechnung in den folgenden Formaten gem. der EN 16931-Norm:
- XRechnung im UBL- und CII-Format
- ZUGFeRD-Dateien im CII- und Factur-X-Format
Einfach die Rechnung einlesen, die Auftragsdaten prüfen, Auftrag senden – fertig!
Rechnungen zu bezahlen kann umständlich sein – besonders, wenn diese in Papierform vorliegen. Es kostet Zeit und ist fehleranfällig. Wenn Sie einen Scanner haben, können Sie Rechnungen direkt bei Erfassung z. B. einer Überweisung einscannen und in das Auftragsformular übernehmen! Kein Ab- und Vertippen mehr!
Des Weiteren kann bei Erstellung eines Auftrags bereits angegeben werden, welcher Kategorie der Auftrag und damit später der Umsatz zugehört oder welche Kostenstelle betroffen ist als auch der Steuersatz vorgeben werden.
Haben Sie eine digitale Rechnung z. B. nach ZUGFeRD oder als PDF eingelesen, können Sie schon mit dem Zahlungsauftrag festlegen, diese direkt mit dem zugehörigen Umsatz zu verknüpfen.
Inhalt
1. Allgemeine Hinweise für digitale Rechnungen einlesen
2. Eine digitale Rechnung einlesen
3. Mehrere Rechnungen auf einmal einlesen
4. Eine Rechnung in StarMoney einscannen
5. Speicherung der Rechnungsdaten
- Anzeige der Rechnung am Umsatz im Konto
1. Allgemeine Hinweise für digitale Rechnungen einlesen
Das Einlesen von Rechnungen ist für die folgenden Zahlungsaufträge möglich:
- Überweisung
- Terminüberweisung
- Dauerauftrag
- Sammelüberweisung
Rechnungen können aus den folgenden Formaten eingelesen werden:
- PNG
- GIF
- JPEG
- TIFF
- XML
Die maximale Größe der Datei für die Übernahme einer Rechnung beträgt 10 MB.
Es können nur Rechnungen mit der Währung EUR eingelesen werden.
2. Eine digitale Rechnung einlesen
Klicken Sie im Zahlungsformular auf Symbol mit der Dokumentenrolle. Wählen Sie anschließend aus dem Drop-Down-Menü die Option "Einlesen aus Datei".
Wählen Sie die einzulesende Rechnung aus und klicken Sie anschließend auf den Button „Öffnen“.
Anzeige der eingelesenen Daten im Zahlungsformular am Beispiel einer Überweisung
Klicken Sie nach Kontrolle der Daten im Zahlungsformular auf den Button „Auftrag speichern“.
Anzeige der Daten aus der eingelesenen Rechnung
Beispiel für eine digitale Rechnung gem. ZUGFeRD.
Beispiel für eine Rechnung (kein ZUGFeRD)
3. Mehrere Rechnungen auf einmal einlesen
Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Zahlungsverkehr" und wählen Sie die Option "Sammelüberweisung".
Alternativ wählen Sie die Option "Zahlungsübersicht", wechseln Sie hier auf die Karteikarte "Sammelüberweisungen".
Wählen Sie in der oberen Toolbox die Funktion "Rechnungen einlesen".
Wählen Sie Ihre Rechnungen aus und klicken Sie anschließend auf den Button "Öffnen".
StarMoney Business zeigt Ihnen die eingelesenen Rechnungen als Posten einer Sammelüberweisung an. Ändern Sie ggf. das Auftraggeberkonto und klicken Sie dann auf den Button "Auftrag speichern".
4. Eine Rechnung in StarMoney einscannen
Klicken Sie im Zahlungsformular auf Symbol mit der Dokumentenrolle. Wählen Sie anschließend aus dem Drop-Down-Menü die Option "Einscannen".
Sofern eine externe Software auf dem Rechner für das Scannen installiert ist, erhalten Sie das Fenster für die Einstellungen dieser externen Software.
Anzeige der eingelesenen Daten im Zahlungsformular am Beispiel einer Überweisung
Klicken Sie nach Kontrolle der Daten im Zahlungsformular auf den Button „Auftrag speichern“.
5. Speicherung der Rechnungsdaten
Anzeige der Rechnung am Umsatz im Konto
Wenn der Auftrag aus StarMoney versendet wurde und als Buchung von Ihrem Kreditinstitut beim Abholen der Umsätze geliefert wurde, so können Sie die Rechnung direkt am Umsatz im Konto über das Symbol mit der "Büroklammer" einsehen.
Alternativ klicken Sie den Umsatz doppelt. In den Umsatzdetails klicken sie bitte das Symbol für das Dokument doppelt.