Viele Anbieter wie Versicherungen, Banken oder Telekommunikationsunternehmen stellen Ihnen
Rechnungen, Kontoauszüge und Dokumente digital zur Verfügung. Mit der Zeit sammelt sich so
entweder ein Haufen Papier in Ordnern oder digitale Dokumente finden sich an verschiedenen
Speicherorten wieder und der Überblick geht verloren.
Deshalb bietet StarMoney Business eine Dokumenten-Verwaltung, in der Sie die Dokumente
und Unterlagen Ihres Unternehmens digital organisieren und verwalten können - selbstverständlich
sicher verschlüsselt.
Inhalt
1. Aufbau der Dokumentenverwaltung
2. Einen Hauptordner/Unterordner erstellen
3. Rechte für Haupt- und/oder Unterordner vergeben
1. Aufbau der Dokumentenverwaltung
Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Dokumente".
Die Dokumentenverwaltung in StarMoney Business ist in 4 Bereiche aufgeteilt.
Die Toolbox mit den einzelnen Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten
Neuen Ordner anlegen
Anzeige der Haupt- und Unterordner
Option, ob Dokumente aus Unterordnern angezeigt werden sollen und Dateivorschau des ausgewählten Dokuments
2. Einen Hauptordner/Unterordner erstellen
Hauptordner erstellen
Markieren Sie in der Liste der Haupt- und Unterordner den Ordner "Alle Dokumente"
Klicken Sie oberhalb der Liste auf "Neuen Ordner anlegen"
Vergeben Sie einen Namen für den neuen Hauptordner und klicken Sie auf "Erstellen"
Unterordner erstellen
Markieren Sie in der Liste der Haupt- und Unterordner den gewünschten "Hauptordner".
Klicken Sie oberhalb der Liste auf "Neuen Ordner anlegen"
Vergeben Sie einen Namen für den neuen Unterordner und klicken Sie auf "Erstellen"
3. Rechte für Haupt- und/oder Unterordner vergeben
Sie haben die Möglichkeit, den Zugriff auf Haupt- und/oder Unterordner zu steuern.
Markieren Sie den betreffenden Haupt- oder Unterordner in der Liste.
Drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie aus dem Menü die Option "Recht am Ordner setzen".
Wählen Sie hier die Option, welche Rollen in StarMoney Business den betreffenden Ordner öffnen und Dokumente hinzufügen dürfen.
Anzeige des Hauptordners "Lieferant A" bei einem Nutzer, welcher nicht über das Recht verfügt, den betreffenden Ordner zu öffnen.
4. Dokumente hinzufügen
Sie haben in StarMoney Business drei Optionen, um ein Dokument in einen Haupt- oder Unterordner zu übernehmen.
- Dokument einlesen
- Dokument über den Windows-Explorer aus einem Verzeichnis übernehmen
- Dokument per Drag & Drop übernehmen
5. Dokumente verschieben
Um Dokumente aus Ordnern in andere Ordner zu verschieben, nutzen Sie bitte die Funktion "Drag & Drop". Einfach das Dokument markieren, die linke Maustaste gedrückt halten und nach Auswahl des Zielordners die linke Maustaste wieder loslassen.
6. Dokumente anzeigen
Markieren Sie das betreffende Dokument in der Liste.
Klicken Sie entweder in der oberen Toolbox auf den Button "Dokument öffnen" oder drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie die Option "Dokument öffnen" oder klicken Sie das Dokument einfach doppelt.
Anzeige des Dokuments in StarMoney Business.