Zur Steigerung der Performance ist die Funktion „Archivierung von Umsatzdaten und Aufträgen“ in StarMoney Business implementiert. Selbstverständlich können die historischen, archivierten Umsätze und Aufträge jederzeit wieder innerhalb StarMoney Business angezeigt werden und so auch nach Beträgen, Empfängern oder ähnlichem durchsucht werden.
Die Archivdaten werden im Ordner „document“ im Profilverzeichnis mit dem Namen der Benutzerdatenbank und der Dateiendung „SDA“ gespeichert.
Hinweis: Zur Nutzung dieser Funktion müssen Sie in StarMoney Business mit der Rolle „Administration“ angemeldet sein.
Hinweis: Offene Posten aus der Offenen Postenverwaltung stehen Ihnen in der StarMoney Business 10 nur bei Nutzung des Moduls „PlusPaket“ in der linken Navigation unter Planung zur Verfügung.
Inhalt
1. Archivierung von Umsatzdaten (und offenen Posten)
- Beispiel für die Ansicht der Umsätze vor und nach der Archivierung in einem Girokonto
- Beispiel für Offene Posten vor und nach der Archivierung
- Ansicht der Aufträge vor und nach der Archivierung am Beispiel Überweisungen
3. Die Archivierung aufheben oder ändern
1. Archivierung von Umsatzdaten (und offenen Posten)
Wechseln Sie in der oberen Menüleiste auf „Einstellungen“ und hier auf den Unterpunkt „Allgemeines“.
Wechseln Sie hier auf die Karteikarte „Archivierung“.
Wählen Sie die Option „Archivierung aktivieren“ unter „Archivierungseinstellungen“.
Unter Archivierungseinstellung stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
- „Archivierung bei größerer Datenbank vorschlagen“ ist die Standardoption und weist Sie während des Datenbankstarts darauf hin, wenn die Datenbank eine bestimmte Größe überschreitet.
- Über die Option „Archivierung aktivieren“ können Sie im folgenden in dieser Maske die Einstellungen für die Archivierung manuell vorgeben
- Bei Verwendung der Option „Archivierung nicht aktivieren (nicht empfohlen)“ wird keine Archivierung durchgeführt
Unter Umsatzarchivierung stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
- Umsätze nicht aktivieren
- Umsätze nach Tagen archivieren
- Umsätze nach Datum archivieren
Wählen Sie hier z. B. die Option „Umsätze nach Datum archivieren“.
Klicken Sie abschließend auf den Button „Speichern“.
Hinweis: Die Einstellungen für die Umsätze werden automatisch auch auf die offenen Posten angewendet. Es werden alle offenen Posten mit dem Status „Bezahlt“ und „Spät bezahlt“ berücksichtigt.
Bestätigen Sie die Hinweismeldung über den Button „OK“.
Beispiel für die Ansicht der Umsätze vor und nach der Archivierung in einem Girokonto
Ansicht der Umsätze vor der Archivierung im Konto. In unserem Beispiel haben wir die Archivierung für Umsätze bis zum 28.12.2020 gewählt.
Ansicht der Umsätze nach der Archivierung.
Sie können sich die archivierten Umsätze über die Button „Mehr Umsätze“ (zeigt zusätzlich die Umsätze der letzten 365 Tage) bzw. „Alle Umsätze“ (zeigt zusätzlich auch alle bisher archivierten Umsätze an) in dieser Umsatzansicht anzeigen lassen.
Hinweis: Die Umsatzansicht wird bei einer Neuanmeldung in der Datenbank automatisch wieder auf die Ansicht ohne archivierte Umsätze gestellt.
Anzeige der Umsatzliste nach Klick auf den Button „Mehr Umsätze“ bzw. „Alle Umsätze“.
Beispiel für Offene Posten vor und nach der Archivierung
Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Planung/Offene Posten".
Wechseln Sie auf die Karteikarte "Bezahlt".
Über die Button „Mehr Posten“ (Offene Posten der letzten 365 Tage) und „Alle Posten“ (alle archivierten offenen Posten) in der Toolbox können Sie sich die offenen Posten anzeigen lassen, welche archiviert wurden. In unserem Beispiel vor dem 01.01.2016.
Hinweis: Es werden nur „Offene Posten“ berücksichtigt, welche den Status „Bezahlt“ oder „Spät bezahlt“ haben.
Ansicht der „Offenen Posten“ nach Klick auf den Button „Mehr Posten“ oder „Alle Posten“.
2. Auftragsarchivierung
In StarMoney Business können Sie die Archivierung für die folgenden Auftragsarten durchführen:
- Überweisungen
- Lastschriften
- Kontoüberträge
- SEPA-Übertrag
- Terminüberweisungen
- Daueraufträge
- SEPA-Daueraufträge
- EU-Überweisungen
- Sammelüberweisungen
- Sammellastschriften
- Auslandssammelüberweisungen
- SEPA-Überweisungen
- SEPA-Lastschriften
Wählen Sie die Option „Archivierung aktivieren“ unter „Archivierungseinstellungen“.
Unter Archivierungseinstellung stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
- „Archivierung bei größerer Datenbank vorschlagen“ ist die Standardoption und weist Sie während des Datenbankstarts darauf hin, wenn Umsätze und Aufträge in der Datenbank enthalten sind, welche älter als 365 Tage sind
- Über die Option „Archivierung aktivieren“ können Sie im folgenden in dieser Maske die Einstellungen für die Archivierung manuell vorgeben
- Bei Verwendung der Option „Archivierung nicht aktivieren (nicht empfohlen)“ wird keine Archivierung durchgeführt
Unter Auftragsarchivierung stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
- Aufträge nicht aktivieren
- Aufträge nach Tagen archivieren
- Aufträge nach Datum archivieren
Wählen Sie hier z. B. die Option „Aufträge nach Datum archivieren“.
Klicken Sie abschließend auf den Button „Speichern“.
Bestätigen Sie die Hinweismeldung über den Button „OK“.
Ansicht der Aufträge vor und nach der Archivierung am Beispiel Überweisungen
Ansicht der Aufträge vor der Archivierung . In unserem Beispiel haben wir die Archivierung für Aufträge bis zum 28.12.2020 gewählt.
Ansicht der Aufträge nach der Archivierung.
Sie können sich die archivierten Aufträge über die Button „Mehr Aufträge“ (zeigt zusätzlich die Aufträge der letzten 365 Tage) bzw. „Alle Aufträge“ (zeigt zusätzlich auch alle bisher archivierten Aufträge an) in dieser Ansicht anzeigen lassen.
Hinweis: Die Auftragsansicht wird bei einer Neuanmeldung in der Datenbank automatisch wieder auf die Ansicht ohne archivierte Aufträge gestellt.
Anzeige der Ansicht der Überweisungen nach Klick auf den Button „Mehr Aufträge“ bzw. „Alle Aufträge“.
3. Die Archivierung aufheben oder ändern
Sie haben z. B. versehentlich die Archivierung für ein falsches Datum durchgeführt. In diesem Fall können Sie die bisherige Archivierung der Daten wieder aufheben bzw. ändern.
Archivierung aufheben:
Wählen Sie unter „Umsatzarchivierung“ bzw. „Auftragsarchivierung“ die Option „Umsätze nicht archivieren“ bzw. „Aufträge nicht archivieren“ und klicken Sie auf den Button „Speichern“. Nach einer erneuten Datenbankanmeldung stehen Ihnen die vorher archivierten Daten wieder zur Verfügung.
Bei einer Änderung der Archivierung führen Sie diese bitte durch und klicken auf den Button „Speichern“. Nach Abmeldung und erneuter Anmeldung in der Datenbank stehen Ihnen dann die Daten anhand der Änderung zur Verfügung.