In diesem Artikel erläutern wir Ihnen den Aufbau und die Funktion zur Verwaltung von Fälligkeiten (offline in der Software terminierte Aufträge) in StarMoney 14 Deluxe.
Die Verwaltung von Fälligkeiten in StarMoney Deluxe dient der terminlichen, betraglichen und kontobezogenen Disposition von Termin- und wiederkehrenden sowie einmaligen Zahlungen und Lastschriften (Aufträge). Einen "Auftragsordner" kann man sich bildlich vorstellen wie einen Schubkasten im Schrank - in den Aufträge einsortiert werden und in denen der Termin des Auftrags verwaltet wird.
Offline verwaltete Aufträge müssen einem Auftragsordner zugewiesen werden.
Es wird bei den Auftragsordnern zwischen zwei Arten unterschieden:
- Kein Ordner (Auftrag wird bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt)
- Ein eigener erstellter Ordner (z. B. Lieferant A, B, C usw.). Fällige Aufträge verbleiben im Auftragsordner und werden per Zahlungserinnerung angezeigt. Der Termin für die Einreichung des Auftrags kann selbst bestimmt werden.
Hinweise zum Handling fälliger offline verwalteter Aufträge in StarMoney Deluxe:
Aufträge deren Fälligkeit erreicht ist, werden je nach gewähltem Auftragsordner entweder in der Zahlungserinnerung eingeblendet bzw. direkt ohne Nachfrage in den Ausgangskorb zum Versand bereitgestellt.
Hinweis: Wenn Sie einem Auftrag dem Auftragsordner "Kein Ordner" zugeordnet haben, wird er bei Fälligkeit auch unter "Erinnerungen" angezeigt. Sollten Sie den Auftrag über die Anzeige in den Erinnerungen aufrufen, Schaltfläche [Anzeigen], wechseln Sie in die Übersicht der Fälligkeiten. Der Auftrag befindet sich aber nicht mehr in der Übersicht der Fälligkeiten, sondern im Ausgangskorb. Um den Auftrag erneut einzusehen, rufen Sie bitte über die linke Navigation den Ausgangskorb auf.
Beispiel: Ein Auftrag ist dem Auftragsordner „kein Ordner“ zugeordnet und die Fälligkeit tritt ein:
Dieser Auftrag wird beim ersten Start der Datenbank an diesem Tag ohne Nachfrage direkt für den Versand in den Ausgangskorb überstellt.
Der Auftrag ist einem selbst erstellten Auftragsordner z. B. Testordner zugewiesen und die Fälligkeit tritt ein:
Beim ersten Start der Datenbank an diesem Tag erhalten Sie einen Hinweis auf die Fälligkeit dieses Auftrags und müssen den Auftrag selbständig über den betreffenden Auftragsordner unter "Zahlungsverkehr/Fälligkeiten" einreichen.
Hinweis: Ein einem Auftragsordner zugewiesener Auftrag kann nur über den Auftragsordner selbst geändert/gelöscht werden.
Inhalt
1. Erstellung von eigenen Auftragsordnern
2. Einen offline terminierten Auftrag einem Auftragsordner zuweisen
- Einzelauftrag
- Sammelauftrag
3. Verwaltung von Auftragsordnern
- Einen Auftrag vorzeitig einreichen bei Beibehaltung des Ausführungsdatums
- Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags im Auftragsordner „Kein Ordner“
- Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags aus einem "Eigenen Auftragsordner"
4. Standardeinstellung für die Offlineverwaltung konfigurieren
1. Erstellung von eigenen Auftragsordnern
- Eigener erstellter Auftragsordner (z. B. Lieferant A, B, C usw.). Fällige Aufträge verbleiben im Auftragsordner und werden per Zahlungserinnerung innerhalb der Software angezeigt
- Der Termin für die Einreichung des Auftrags kann selbst bestimmt werden
- Bei Fälligkeit muss der Auftrag selbst über den Auftragsordner eingereicht werden
Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Zahlungsverkehr" und hier auf "Fälligkeiten".
Klicken Sie in der oberen Toolbox auf den Button „Neu“.
Vergeben Sie einen „Namen“ für den Auftragsordner und klicken dann auf eine freie Fläche, um den Eintrag zu übernehmen.
Hinweis: Der Auftragsordner „Kein Ordner“ ist ein Platzhalter innerhalb der Software und kann nicht gelöscht werden.
- „Kein Ordner“ (Auftrag wird bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt)
2. Einen offline terminierten Auftrag einem Auftragsordner zuweisen
Einzelauftrag
Im Zahlungsformular z. B. Überweisung wählen Sie bitte die folgenden Optionen unter "Ausführung", um die Kriterien für die offline-Verwaltung des Auftrags zu konfigurieren.
Hinweis: Um einen Dauerauftrag offline zu verwalten, klicken Sie oberhalb des Formulars auf "Dauerauftrag".
Wählen Sie unter "ausführen am" das Ausführungsdatum für den betreffenden Auftrag aus.
Hinweis: Um einen Auftrag „offline“ in StarMoney Deluxe zu verwalten (Fälligkeit wird durch die Software überwacht), müssen Sie die Option „Fälligkeit durch StarMoney verwalten lassen“ wählen.
Hierbei haben Sie die Auswahl, ob die Zahlung bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt wird (automatische Fälligstellung) oder ob Sie eine Erinnerung über die Fälligkeit in der Software erhalten möchten, um den Auftrag selbst in den Ausgangskorb zum Versand zu stellen (manuelle Fälligstellung).
Bei Auswahl "manuelle Fälligstellung" wählen Sie anschließend einen Ordner aus, in welchem der Auftrag in der Software verwaltet werden soll.
Hinweis: Sie können einen eigenen Ordner in der linken Navigation unter "Zahlungsverkehr" und hier "Fälligkeiten" anlegen.
Der Auftrag wird in der Historie der Aufträge unter "Zahlungsverkehr/Zahlungsübersicht" auf der Karteikarte "Terminüberweisung" (in diesem Beispiel „SEPA-Terminüberweisung“) in der Spalte „Auftragsordner“ mit dem betreffenden Auftragsordner (hier „Lieferant A“) angezeigt.
Sammelauftrag
In dieser Maske wählen Sie bitte die Optionen im oberen Bereich um die Kriterien für die Offline-Verwaltung des Auftrags zu konfigurieren.
Im Feld „Turnus“ können Sie auswählen, ob der Auftrag einmalig oder in einem bestimmten Intervall ausgeführt werden soll.
Im Feld „Termin“ können Sie das Ausführungsdatum für den Auftrag eingeben.
Im Feld „Auftragsordner“ können Sie den Ordner für die Offlineverwaltung auswählen (eigener Auftragsordner oder „kein Ordner“)
Über den Haken bei „Auftrag offline verwalten“ können Sie bestimmen, ob der Auftrag in der Software verwaltet oder direkt an Ihr Institut versendet werden soll.
Hinweis: Soll der Sammelauftrag als heute fällig direkt an die Bank versendet werden (tagesaktueller Termin) - dann darf der Haken bei "Auftrag offline verwalten" nicht gesetzt sein bzw. bei gesetztem Haken muss das aktuelle Tagesdatum eingetragen sein.
Sofern Sie einen „Turnus“ ungleich „Einmalig“ auswählen, werden die Felder „Ausführungstag“ und „Letztmalig“ aktiv geschaltet. Sie können in diesen Feldern wie bei einem Dauerauftrag die Ausführung festlegen.
Über die Option "Als Einzelbuchung kennzeichnen", können Sie wählen, ob die enthaltenen Buchungsposten als einzelne Umsätze im Konto gebucht werden sollen.
Hinweis: Zur Nutzung der Funktion "Als Einzelbuchung kennzeichnen" müssen Sie eine Vereinbarung mit Ihrem Kreditinstitut geschlossen haben.
Der Auftrag wird in der Historie der Aufträge (in diesem Beispiel „Terminierte Sammelüberweisung“) in der Spalte „Auftragsordner“ mit dem betreffenden Ordner (hier „Lieferant A“) angezeigt.
In der Spalte „Verwaltung“ wird angezeigt, ob der Auftrag „online“ oder „offline“ verwaltet wird. Über das „Ordnersymbol“ unter „Zugehörige Posten“ können Sie sich bei Sammelaufträgen die zugehörigen Einzelposten anzeigen lassen.
3. Verwaltung von Auftragsordnern
3.1 Allgemeine Einstellungen
Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Zahlungsverkehr" und hier auf "Fälligkeiten".
Hinweis: In der Spalte „Auftragsart“ wird Ihnen die im Auftragsordner enthaltene Auftragsart angezeigt. Sofern sich in einem Auftragsordner verschiedene Auftragsarten befinden z. B. Überweisungen und Lastschriften, so wird in der Spalte die Auftragsart „Diverse“ angezeigt.
In der Toolbox stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
- Über den Button „Neu“ erstellen Sie einen eigenen Auftragsordner.
- Über den Button „Entfernen“ können Sie einen eigenen erstellten Auftragsordner löschen. Der Platzhalter für den Auftragsordner „kein Ordner“ kann nicht entfernt werden.
- Über den Button „Details“ gelangen Sie in den Auftragsbestand des gewählten Auftragsordners.
- Über den Button „Kopieren“ können Sie eine Kopie des gewählten Auftragsordners (nur eigener erstellter Auftragsordner) erstellen.
3.2 Auftragsverwaltung
Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Zahlungsverkehr/Fälligkeiten“. Markieren Sie einen Auftragsordner und klicken auf den Button „Details“ in der oberen Toolbox.
Alternativ klicken Sie den markierten Auftragsordner doppelt.
Über die Funktion „Fälligkeit/Einreichung um … Tage vorziehen“ können Sie den durch Haken markierten Auftrag um die vergebene Anzahl von Tagen vorziehen.
Über die Option „Sammelauftrag erzeugen“ können Sie mehrere durch Kreuz markierte Einzelaufträge als Sammelauftrag ausgeben (sofern sich die Aufträge auf das gleiche Konto beziehen).
Im Container „Konten“ wird Ihnen eine vereinfachte Liquiditätsvorschau anhand der Fälligkeiten der im Auftragsordner verwalteten Aufträge angezeigt.
In der Toolbox stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
- Über den Button „Entfernen“ können Sie den markierten Auftrag aus dem Auftragsordner (und der Datenbank) löschen.
- Über den Button "Bearbeiten" gelangen Sie in die Auftragsdetails des markierten Auftrags.
- Über die Button „Alle/Keine“ können Sie die Markierung vor den im Auftragsordner angezeigten Aufträgen setzen bzw. entfernen.
- Über den Button „Kopieren“ können Sie eine Kopie des markierten Auftrags erstellen.
Einen Auftrag vorzeitig einreichen bei Beibehaltung des Ausführungsdatums
Hinweis: Das Vorziehen und die Beibehaltung des Ausführungsdatums ist nur bei eigenen erstellten Auftragsordner möglich. Die Funktion kann nicht im Auftragsordner „Kein Ordner“ genutzt werden.
Markieren Sie den betreffenden Auftrag im Auftragsordner.
Klicken Sie oben rechts in das Feld "Fälligkeit/Einreichung um ... Tage vorziehen" und geben Sie die Anzahl der Tage ein, um welche die Ausführung des betreffenden Auftrags vorgezogen werden soll.
Nach Eingabe der Anzahl der Tage ändert sich das Ausführungsdatum in unserem Beispiel wurde die Ausführung um 14 Tage vorgezogen, so dass sich das Ausführungsdatum vom 01.03 auf den 16.02 ändert.
Damit das ursprüngliche Ausführungsdatum bestehen bleibt, markieren Sie den betreffenden Auftrag durch das Setzen eines Hakens in der ersten Spalte. Anschließend können Sie dann rechts oben die Option "Ausführungsdatum beibehalten" auswählen und den Auftrag über den Button "Einreichen" unten rechts vorzeitig ausführen.
Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags im Auftragsordner „Kein Ordner“
Bei Fälligkeit eines dem Auftragsordner „Kein Ordner“ zugewiesenen Auftrags wird dieser Auftrag direkt in den Ausgangskorb für den Versand gestellt.
Wechseln Sie in der linken Navigation auf den „Ausgangskorb“.
Hier können Sie den fälligen Auftrag versenden.
Hinweis: „Terminierte Überweisungen, Sammelüberweisungen sowie offline geführte Daueraufträge werden bei Fälligkeit als Einzelüberweisung bzw. Sammelüberweisung ohne Termin versendet, da die Terminierung bereits in StarMoney verwaltet wurde.
Hinweis: Ein im Ausgangskorb befindlicher Auftrag aus einem Auftragsordner kann nur über den betreffenden Auftragsordner unter „Zahlungsverkehr/Fälligkeiten“ aus der Datenbank entfernt werden.
Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags aus einem "Eigenen Auftragsordner"
Bei Fälligkeit eines einem eigenen Auftragsordner zugewiesenen Auftrags erhalten Sie oben in der Menüleiste im Zahlungskalender (Kalender-Symbol), Erinnerung (Glocken-Symbol) und Informationen (Brief-Symbol) einen Hinweis auf einen fälligen Auftrag.
Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Zahlungsverkehr/Fälligkeiten".
Klicken Sie den betreffenden Auftragsordner doppelt.
Hinweis: In der Spalte "Fällige Aufträge" wird Ihnen angezeigt, in welchem Auftragsordner sich fällige Aufträge befinden.
Die fälligen Aufträge sind bereits mit einem Haken markiert. Wenn Sie den Auftrag einreichen wollen, so klicken Sie unten rechts auf den Button „Einreichen“.
Hinweis: Sofern Sie den Auftrag nicht sofort einreichen möchten, so lassen Sie den Auftrag unverändert im Auftragsordner und reichen diesen erst an Ihrem gewünschten Ausführungsdatum ein. Sie werden weiterhin auf der Übersicht auf die fälligen Aufträge hingewiesen.
Wechseln Sie in der linken Navigation auf den „Ausgangskorb“.
Hier können Sie den fälligen Auftrag versenden.
Hinweis: „Terminierte Überweisungen, Sammelüberweisungen sowie offline geführte Daueraufträge werden bei Fälligkeit als Einzelüberweisung bzw. Sammelüberweisung ohne Termin versendet, da die Terminierung bereits in StarMoney verwaltet wurde.
Hinweis: Ein im Ausgangskorb befindlicher Auftrag aus einem Auftragsordner kann nur über den betreffenden Auftragsordner unter „Zahlungsverkehr/Fälligkeiten“ aus der Datenbank entfernt werden.
4. Standardeinstellung für die Offlineverwaltung konfigurieren
In StarMoney Deluxe können Sie die Standardeinstellung für die Offlineverwaltung selbst festlegen.
Sofern Sie nur in Ausnahmefällen Ihre Aufträge offline über die Fälligkeiten in StarMoney verwalten und sonst in der Regel die Aufträge online versenden, können Sie die Standardeinstellung auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Wechseln Sie in der oberen Menüleiste auf „Einstellungen“ und wählen Sie die Option „Allgemeines“.
Wechseln Sie auf die Karteikarte „Zahlungsverkehr“.
Unter „Aufträge verwalten“ können Sie die Standardeinstellung ändern.