In diesem Artikel erläutern wir Ihnen den Aufbau und die Funktion der Bestandsverwaltung (offline in der Software terminierte Aufträge).
Die Bestandsverwaltung in StarMoney Business dient der terminlichen, betraglichen und kontobezogenen Disposition von Termin- und wiederkehrenden sowie einmaligen Zahlungen und Lastschriften (Aufträge). Einen "Bestand" kann man sich bildlich vorstellen wie einen Schubkasten im Schrank - in den Aufträge einsortiert werden, und in denen der Termin des Auftrags verwaltet wird.
Was ist ein Bestand
Bei einem Bestand handelt es sich um eine Art Zwischenspeicher für Ihre Transaktionen, um die eigenen Zahlungen zu planen und zu disponieren. (bildlich beschrieben vielleicht ein "Schubkasten" in den Sie terminierte Zahlungen einsortieren).
StarMoney hilft Ihnen dabei, diese Aufträge zum richtigen Zeitpunkt auszuführen:
Wenn einem Auftrag der Bestand "Kein Bestand" zugewiesen wird, wird er bei eintreten des Ausführungsdatums automatisch von StarMoney in den Ausgangskorb gestellt, und von dort beim nächsten abarbeiten des Ausgangskorbes an Ihr Kreditinstitut übermittelt.
Aufträge denen Sie eigene, von Ihnen definierte Bestände (z.B. für das monatliche Einziehen von Mitgliedsbeiträgen, Essensgeldern, oder Zahlungen an Lieferanten) zugewiesen haben werden nicht automatisch von StarMoney in den Ausgangskorb gestellt/an Ihr Kreditinstitut übermittelt. Diese Aufträge verbleiben in Ihrem Bestand und die Fälligkeit wird Ihnen als Zahlungserinnerung in der Übersicht angezeigt. Die Einreichung des Auftrages wird von Ihnen ausgelöst, in dem Sie in den Bestand wechseln und die fälligen Aufträge einreichen/versenden.
Vorteile und Nutzen eines Bestandes
Mit einem Bestand fassen Sie zukünftige Transaktionen, einmalige sowie regelmäßige, strukturiert zusammen.
So kann eine Hausverwaltung etwa verschiedene Bestände für einzelne Mietobjekte anlegen. Die für ein Objekt anfallenden Zahlungen, etwa für die Versorger, weisen Sie nun diesem Bestand zu.
Betrachten Sie diesen Bestand, sehen Sie alle Zahlungen inklusive ihrer Fälligkeiten gebündelt, die im Zusammenhang mit diesem Bestand stehen. Auf diese Weise lässt sich etwa erkennen, dass zwei Zahlungen nur wenige Tage aufeinander folgend fällig sind und es sich somit anbietet, diese zusammenzufassen.
Wie Sie einen Bestand organisieren, ist ganz Ihnen überlassen. So könnte es für ein Unternehmen auch sinnvoll sein, sich pro Lieferanten einen Bestand anzulegen.
Der Vorteil, Verbindlichkeiten in Beständen zu organisieren, besteht nicht nur in der Übersichtlichkeit der Zahlungen, sondern auch zur besseren Liquiditätsplanung.
StarMoney zeigt Ihnen an, wie sich die Salden Ihrer Konten verändern, wenn Sie Zahlungen eines Bestandes zu einem geplanten Datum ausführen lassen.
Offline verwaltete Aufträge müssen einem Bestand zugewiesen werden.
Es wird bei den Beständen zwischen zwei Arten unterschieden:
- Kein Bestand (Auftrag wird bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt)
- Ein erstellter Bestand (z. B. Lieferant A, B, C usw.). Fällige Aufträge verbleiben im Bestand und werden per Zahlungserinnerung angezeigt. Der Termin für die Einreichung des Auftrags kann selbst bestimmt werden.
Hinweise zum Handling fälliger offline verwalteter Aufträge in StarMoney Business:
Aufträge deren Fälligkeit erreicht ist, werden je nach gewähltem Bestand entweder in der Zahlungserinnerung eingeblendet bzw. direkt ohne Nachfrage in den Ausgangskorb zum Versand bereitgestellt.
Hinweis: Wenn Sie einem Auftrag den Bestand "Kein Bestand" zugeordnet haben, wird er bei Fälligkeit auch unter "Erinnerungen" angezeigt. Sollten Sie den Auftrag über die Anzeige in den Erinnerungen aufrufen, Schaltfläche [Anzeigen], wechseln Sie in die Bestandsübersicht. Der Auftrag befindet sich aber nicht mehr in der Bestandsverwaltung, sondern im Ausgangskorb. Um den Auftrag erneut einzusehen, rufen Sie bitte über die Navigation den Ausgangskorb auf.
Beispiel:
Ein Auftrag ist dem Bestand „kein Bestand“ zugeordnet und die Fälligkeit tritt ein:
Dieser Auftrag wird beim ersten Start der Datenbank an diesem Tag ohne Nachfrage direkt für den Versand in den Ausgangskorb überstellt.
Der Auftrag ist einem selbst erstellten Bestand z. B. Testbestand zugewiesen und die Fälligkeit tritt ein:
Beim ersten Start der Datenbank an diesem Tag erhalten Sie einen Hinweis auf die Fälligkeit dieses Auftrags und müssen den Auftrag selbständig über den betreffenden Bestand unter Planung einreichen.
Hinweis: Ein einem Bestand zugewiesener Auftrag kann nur über den Bestand selbst geändert/gelöscht werden.
Inhalt
1. Erstellung von eigenen Beständen
2. Einen offline terminierten Auftrag einem Bestand zuweisen
-
Einen Auftrag vorzeitig einreichen bei Beibehaltung des Ausführungsdatums
-
Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags im Bestand Kein Bestand
- Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags aus einem Eigenen Bestand
4. Standardeinstellung für die Offlineverwaltung konfigurieren
1. Erstellung von eigenen Beständen
- Eigener erstellter Bestand (z. B. Lieferant A, B, C usw.). Fällige Aufträge verbleiben im Bestand und werden per Zahlungserinnerung angezeigt
- Der Termin für die Einreichung des Auftrags kann selbst bestimmt werden
- Bei Fälligkeit muss der Auftrag selbst über den Bestand eingereicht werden
Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Planung“ und hier auf „Bestände“.
Klicken Sie in der oberen Toolbox auf den Button „Neu“.
Vergeben Sie einen „Namen“ für den Bestand und klicken dann auf eine freie Fläche, um den Eintrag zu übernehmen.
Hinweis: Der Bestand „Kein Bestand“ ist ein Platzhalter innerhalb der Software und kann nicht gelöscht werden.
- „Kein Bestand“ (Auftrag wird bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt)
2. Einen offline terminierten Auftrag einem Bestand zuweisen
Einzelauftrag
Im Zahlungsformular z. B. Überweisung wählen Sie bitte die Optionen im rechten Bereich um die Kriterien für die offline-Verwaltung des Auftrags zu konfigurieren.
Im Feld „Turnus“ können Sie auswählen, ob der Auftrag einmalig oder in einem bestimmten Intervall ausgeführt werden soll.
Im Feld „Auftrag ausführen am“ können Sie das Ausführungsdatum für den Auftrag eingeben.
Im Feld „Bestand“ können Sie den Bestand für die Offlineverwaltung auswählen (eigener Bestand oder „kein Bestand“).
Über den Haken bei „Auftrag offline verwalten“ können Sie bestimmen, ob der Auftrag in der Software verwaltet oder direkt an Ihr Institut versendet werden soll.
Sofern Sie einen „Turnus“ ungleich „Einmalig“ auswählen, wird das Feld „Ausführen am“ ausgegraut, da dieses nur für einmalige Aufträge genutzt werden kann.
Nutzen Sie in diesem Fall die Felder „Ausführungsdatum“, „Erstmalig“ und ggf. „Letztmalig“.
Der Auftrag wird in der Historie der Aufträge (in diesem Beispiel „SEPA-Terminüberweisung“) in der Spalte „Bestand“ mit dem betreffenden Bestand (hier „Lieferant A“) angezeigt.
In der Spalte „Verwaltung“ wird angezeigt, ob der Auftrag „online“ oder „offline“ verwaltet wird. Über das „Ordnersymbol“ können Sie bei Sammelaufträgen die zugehörigen Einzelposten anzeigen lassen.
Sammelauftrag
In dieser Maske wählen Sie bitte die Optionen im oberen Bereich um die Kriterien für die Offline-Verwaltung des Auftrags zu konfigurieren.
Im Feld „Turnus“ können Sie auswählen, ob der Auftrag einmalig oder in einem bestimmten Intervall ausgeführt werden soll.
Im Feld „Termin“ können Sie das Ausführungsdatum für den Auftrag eingeben.
Im Feld „Bestand“ können Sie den Bestand für die Offlineverwaltung auswählen (eigener Bestand oder „kein Bestand“)
Über den Haken bei „Auftrag offline verwalten“ können Sie bestimmen, ob der Auftrag in der Software verwaltet oder direkt an Ihr Institut versendet werden soll.
Hinweis: Soll der Sammelauftrag als heute fällig direkt an die Bank versendet werden (tagesaktueller Termin) - dann muss der Haken bei "Auftrag offline verwalten" gesetzt sein.
Sofern Sie einen „Turnus“ ungleich „Einmalig“ auswählen, werden die Felder „Ausführungstag“ und „Letztmalig“ aktiv geschaltet. Sie können in diesen Feldern wie bei einem Dauerauftrag die Ausführung festlegen.
Über die Option "Als Einzelbuchung kennzeichnen", können Sie wählen, ob die enthaltenen Buchungsposten als einzelne Umsätze im Konto gebucht werden sollen.
Hinweis: Zur Nutzung der Funktion "Als Einzelbuchung kennzeichnen" müssen Sie eine Vereinbarung mit Ihrem Kreditinstitut abgeschlossen haben.
Der Auftrag wird in der Historie der Aufträge (in diesem Beispiel „SEPA-Termin-Sammelüberweisung“) in der Spalte „Bestand“ mit dem betreffenden Bestand (hier „Lieferant C“) angezeigt.
In der Spalte „Verwaltung“ wird angezeigt, ob der Auftrag „online“ oder „offline“ verwaltet wird. Über das „Ordnersymbol“ unter „Zugehörige Posten“ können Sie sich bei Sammelaufträgen die zugehörigen Einzelposten anzeigen lassen.
3. Verwaltung von Beständen
3.1 Allgemeine Einstellungen
Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Planung“ und hier auf die Option „Bestände“.
Hinweis: In der Spalte „Auftragsart“ wird Ihnen die im Bestand enthaltene Auftragsart angezeigt. Sofern sich in einem Bestand verschiedene Auftragsarten befinden z. B. Überweisungen und Lastschriften, so wird in der Spalte die Auftragsart „Diverse“ angezeigt.
In der Toolbox stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
Über den Button „Neu“ erstellen Sie einen eigenen Bestand.
Über den Button „Entfernen“ können Sie einen eigenen erstellten Bestand löschen. Der Platzhalter für den Bestand „kein Bestand“ kann nicht entfernt werden.
Über den Button „Details“ gelangen Sie in den Auftragsbestand des gewählten Bestandes.
Über den Button „Kopieren“ können Sie eine Kopie des gewählten Bestandes (nur eigener erstellter Bestand) erstellen.
3.2 Auftragsverwaltung
Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Planung/Bestände“. Markieren Sie einen Bestand und klicken auf den Button „Details“ in der oberen Toolbox.
Alternativ klicken Sie den markierten Bestand doppelt.
Über die Funktion „Fälligkeit/Einreichung um … Tage vorziehen“ können Sie den durch Haken markierten Auftrag um die vergebene Anzahl von Tagen vorziehen.
Über die Option „Sammelauftrag erzeugen“ können Sie mehrere durch Kreuz markierte Einzelaufträge als Sammelauftrag ausgeben (sofern sich die Aufträge auf das gleiche Konto beziehen).
Im Container „Konten“ wird Ihnen eine vereinfachte Liquiditätsvorschau anhand der Fälligkeiten der im Bestand verwalteten Aufträge angezeigt.
In der Toolbox stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
Über den Button „Entfernen“ können Sie den markierten Auftrag aus dem Bestand (und der Datenbank) löschen.
Über den Button „Details“ gelangen Sie in die Auftragsdetails des markierten Auftrags.
Über die Button „Alle/Keine“ können Sie die Markierung vor denen im Bestand angezeigten Aufträge setzen bzw. entfernen.
Über den Button „Kopieren“ können Sie eine Kopie des markierten Auftrags erstellen.
Über den Button „Pauschaländerung“ können Sie bei einem Sammelauftrag pauschal den Verwendungszweck bzw. den Betrag der enthaltenen Posten ändern.
Über den Button „Export“ können Sie einen Sammelauftrag exportieren.
Einen Auftrag vorzeitig einreichen bei Beibehaltung des Ausführungsdatums
Hinweis: Das Vorziehen und die Beibehaltung des Ausführungsdatums ist nur bei eigenen erstellten Beständen möglich. Die Funktion kann nicht im Bestand „Kein Bestand“ genutzt werden.
Markieren Sie den betreffenden Auftrag im Bestand.
Klicken Sie oben rechts in das Feld "Fälligkeit/Einreichung um ... Tage vorziehen" und geben Sie die Anzahl der Tage ein, um welche die Ausführung des betreffenden Auftrags vorgezogen werden soll.
Nach Eingabe der Anzahl der Tage ändert sich das Ausführungsdatum in unserem Beispiel wurde die Ausführung um 7 Tage vorgezogen, so dass sich das Ausführungsdatum vom 15.02 auf den 08.02 ändert.
Damit das ursprüngliche Ausführungsdatum bestehen bleibt, markieren Sie den betreffenden Auftrag durch das Setzen eines Hakens in der ersten Spalte. Anschließend können Sie dann rechts oben die Option "Ausführungsdatum beibehalten" auswählen und den Auftrag über den Button "Einreichen" unten rechts vorzeitig ausführen.
Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags im Bestand Kein Bestand
Bei Fälligkeit eines dem Bestand „Kein Bestand“ zugewiesenen Auftrags wird dieser Auftrag direkt in den Ausgangskorb für den Versand gestellt.
Wechseln Sie in der linken Navigation auf den „Ausgangskorb“.
Hier können Sie den fälligen Auftrag versenden.
Hinweis: „Terminierte Überweisungen, Sammelüberweisungen sowie offline geführte Daueraufträge werden bei Fälligkeit als Einzelüberweisung bzw. Sammelüberweisung ohne Termin versendet, da die Terminierung bereits in StarMoney verwaltet wurde.
Ein im Ausgangskorb befindlicher Auftrag aus einem Bestand kann nur über den betreffenden Bestand unter „Planung/Bestände“ aus der Datenbank entfernt werden.
Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags aus einem Eigenen Bestand
Bei Fälligkeit eines einem eigenen Bestand zugewiesenen Auftrags erhalten Sie oben in der Menüleiste im Zahlungskalender (Kalender-Symbol), Erinnerung (Glocken-Symbol) und Informationen (Brief-Symbol) einen Hinweis auf einen fälligen Auftrag.
Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Planung/Bestände".
Klicken Sie den betreffenden Bestand doppelt.
Hinweis: In der Spalte "Summe fällige Aufträge" wird Ihnen angezeigt, in welchem Bestand sich fällige Aufträge befinden.
Die fälligen Aufträge sind bereits mit einem Haken markiert. Wenn Sie den Auftrag einreichen wollen, so klicken Sie unten rechts auf den Button „OK“.
Hinweis: Sofern Sie den Auftrag nicht sofort einreichen möchten, so lassen Sie den Auftrag unverändert im Bestand und reichen diesen erst an Ihrem gewünschten Ausführungsdatum ein. Sie werden weiterhin auf der Übersicht auf die fälligen Aufträge hingewiesen.
Wechseln Sie in der linken Navigation auf den „Ausgangskorb“.
Hier können Sie den fälligen Auftrag versenden.
Hinweis: „Terminierte Überweisungen, Sammelüberweisungen sowie offline geführte Daueraufträge werden bei Fälligkeit als Einzelüberweisung bzw. Sammelüberweisung ohne Termin versendet, da die Terminierung nur in StarMoney verwaltet wurde.
Hinweis: Ein im Ausgangskorb befindlicher Auftrag aus einem Bestand kann nur über den betreffenden Bestand unter „Planung/Bestände“ aus der Datenbank entfernt werden.
4. Standardeinstellung für die Offlineverwaltung konfigurieren
In StarMoney können Sie die Standardeinstellung für die Offlineverwaltung selbst festlegen.
Sofern Sie nur in Ausnahmefällen Ihre Aufträge offline über die Bestandsverwaltung in StarMoney verwalten und sonst in der Regel die Aufträge online versenden, können Sie die Standardeinstellung auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Wechseln Sie in der oberen Menüleiste auf „Einstellungen“ und wählen Sie die Option „Allgemeines“.
Wechseln Sie auf die Karteikarte „Zahlungsverkehr“.
Unter „Aufträge verwalten“ können Sie die Standardeinstellung ändern.
Hinweis: Ist der Haken bei „Aufträge offline verwalten“ gesetzt, so wird bei der Erstellung von terminierten Aufträgen die Einstellung „Aufträge offline verwalten“ gesetzt. Wollen Sie einen Auftrag mit Termin an ihr Kreditinstitut senden, entfernen Sie beim Erfassen des Auftrags das Häkchen.
Ist der Haken bei „Aufträge offline verwalten“ nicht gesetzt, so kann der Haken für die Offlineverwaltung nach Bedarf gesetzt werden. Wollen Sie einen terminierten Auftrag nur in StarMoney verwalten müsste der Haken dann bei der Auftragserfassung gesetzt werden.