Sie haben Rechnungen, die Sie als PDF per Mail erhalten haben und möchten diese zentral verwalten?
Sie haben evtl. unsere Schritt-für-Schritt-Hilfen heruntergeladen und möchten diese verwalten?
Sie haben Finanzdokumente in beliebigen Dateiformaten gesichert ( z. B. HTML, TXT, DOC, JPG) und möchten diese nicht jedem zugänglich machen?
Dann nutzen Sie doch die Dokumentenverwaltung in StarMoney! Mit StarMoney können Sie Ihre Dokumente organisieren und verschlüsselt speichern, so dass diese nur noch von Ihnen genutzt und gelesen werden können. Dieser Artikel soll Ihnen zeigen, wie Sie dazu ein entsprechendes Konto anlegen und Dokumente in StarMoney hinterlegen.
Inhalt
1. Einrichtung der Dokumentenverwaltung
2. Einfügen und Organisieren von Dokumenten
- Dokument einlesen
4. Namen bestehender Ordner ändern
9. Fragen und Antworten zur Dokumentenverwaltung
1. Einrichtung der Dokumentenverwaltung
Um ihre Dokumente in StarMoney zu verwalten, legen Sie bitte zuerst ein entsprechendes Konto an. Starten Sie dazu StarMoney und melden Sie sich an Ihrer Benutzerdatenbank an.
Wechseln Sie in der linken Navigation auf "Neu" und wählen Sie die Option "Neues Konto".
Wählen Sie die Option „Andere Kontoarten einrichten“.
Dann bitte unter „Persönliche Daten verwalten“ die Option „Dokumentenverwaltung“ wählen.
Im Bereich „Erforderliche Angaben“ vergeben Sie unter „Kontoname“ eine Bezeichnung für Ihr Dokumentenverwaltungskonto.
Legen Sie das Konto über den Button „Fertig“ an.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, in der Sie die Möglichkeit hätten, noch weitere Konten anzulegen.
Das Konto wurde nun angelegt und steht Ihnen in der „Kontenliste“ zur Verfügung. Wählen Sie das Dokumentenverwaltungskonto per Doppelklick oder alternativ über den Button „Details“ in der Kontenliste aus.
2. Einfügen und Organisieren von Dokumenten
Wenn Sie das Konto erstmals aufrufen, gelangen Sie in die Gesamtübersicht Ihrer Dokumente und Ordner, die derzeit noch leer ist. Die Übersicht zeigt Ihnen die Spalte „Ordner“ und rechts die im selektierten Ordner gespeicherten Dokumente.
In der oberen Toolbox stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
- Neue Ordner anlegen (Button: Neuer Ordner)
- Ordner umbenennen (Button: Ordner umbenennen)
- Ordner entfernen (Button: Ordner entfernen)
- Ordner verschieben (Button: Ordner verschieben)
- Dokumente hinzufügen (Button: Dokument hinzufügen)
- Dokumente einlesen z. B. vom Smartphone (Button: Dokument einlesen)
- Dokumente unverschlüsselt außerhalb von StarMoney speichern (Button: Dokument exportieren)
- Dokumenten-Namen und Dateidatum ändern (Button: Dokument ändern)
- Dokumente entfernen (Button: Dokument entfernen)
- Dokumente verschieben (Button: Dokument verschieben)
- Dokumente öffnen (Button: Dokument öffnen)
Alternativ steht Ihnen auch ein Kontextmenü über die rechte Maustaste zur Verfügung.
Dokument einlesen
Über diese Funktionen können Sie Dokumente direkt einlesen z. B. über einen Scanner oder vom Smartphone.
3. Anlegen neuer Ordner
Zum Anlegen neuer Ordner klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Neuer Ordner“ in der Dokumentenverwaltung.
Sie erhalten den folgenden Dialog, in dem Sie den Namen des zu erstellenden Ordners eingeben müssen. Des Weiteren können Sie hier wählen, ob der Ordner ein Hauptordner oder ein Unterordner eines schon bestehenden und vorher markierten Unterordners erstellt werden soll. Bestätigen Sie die Eingabe über „Erstellen“.
Die Reihenfolge der Ordner können Sie über die Pfeilsymbole ändern.
4. Namen bestehender Ordner ändern
Um den Namen eines bestehenden Ordners in StarMoney zu ändern, selektieren Sie bitte in der Dokumentenverwaltung den betreffenden Ordner und klicken danach oben auf die Schaltfläche „Ordner umbenennen“.
Geben Sie nun bei „Ordner-Name“ den geänderten Namen ein und klicken Sie danach auf den Button „Ändern“ um die Änderung zu übernehmen.
5. Verschieben eines Ordners
Um einen bestehenden Ordner als Unterordner in einen anderen Ordner zu verschieben bzw. einen Unterordner eines Ordners zu einem Hauptordner umzuwandeln, selektieren Sie bitte den betreffenden Ordner in der Dokumentenverwaltung und klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Ordner verschieben“.
Wählen Sie nun den Ordner aus, in welchen Sie den vorher selektierten Ordner verschieben möchten. Sie können alternativ auch über den Haken „Hauptordner“ einen Unterordner zu einem Hauptordner umwandeln. Bestätigen Sie dies anschließend durch Klick auf den Button „Verschieben“.
6. Hinzufügen von Dokumenten
Um Dokumente in StarMoney zu verwalten, selektieren Sie in der Dokumentenverwaltung einen Ordner, in dem das Dokument hinterlegt werden soll und klicken dann unten auf die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“.
Es erscheint der Dialog „Öffnen“, über den Sie Ihre Datei auswählen können.
Bestätigen Sie die Übernahme in StarMoney anschließend über die Schaltfläche „Öffnen“.
StarMoney hinterlegt nun das gewählte Dokument im ausgewählten (selektierten) Ordner. Wiederholen Sie diesen Schritt mit jedem Dokument, welches Sie in StarMoney hinterlegen wollen. Beachten Sie bitte, dass Sie immer den entsprechenden Ordner vorher selektieren!
Hinweis: Wenn Sie die STRG-Taste gedrückt halten, können Sie auch mehr als ein Dokument auswählen und somit mehrere Dokumente in einem Schritt in StarMoney hinterlegen.
7. Dokument ändern
Hinweis: Beim Hinterlegen der Dokumente, verwendet StarMoney standardmäßig immer den Tag, an dem das Dokument erstellt wurde. Wollen Sie dies ändern z.B. in den Tag an dem das Dokument eingelesen wurde, so markieren Sie das entsprechende Dokument und klicken dann oben auf die Schaltfläche „Dokument ändern“.
Sie sehen ein Pop-Up in dem Sie den Namen des Dokumentes und das Datum korrigieren können. Bitte übernehmen Sie die Änderung mit einem Klick auf „Ändern“.
8. Dokument verschieben
Wenn Sie ein Dokument im falschen Ordner in StarMoney hinterlegt haben, können Sie dieses über den Button „Dokument verschieben“ in einen anderen, in der dann angezeigten Auswahlliste, zu selektierenden Ordner verschieben.
Wählen Sie den Ordner in der Liste aus, in welchen das ausgewählte Dokument verschoben werden soll. Klicken Sie abschließend auf den Button "Verschieben".
9. Fragen und Antworten zur Dokumentenverwaltung
Nachfolgend finden Sie einige Fragen und Antworten bzgl. der Dokumentenverwaltung in StarMoney sowie allgemeine Informationen.
Bitte beachten Sie, dass Angaben zu Verzeichnissen, insbesondere des Speicherpfades für Ihre Benutzerdatenbank, sich auf eine Standardinstallation von StarMoney beziehen. Sofern Sie z.B. Ihre Benutzerdaten in einem anderen Pfad hinterlegen bzw. hinterlegt haben, ersetzen Sie die nachfolgenden Angaben mit Ihrem Speicherverzeichnis!
Wo bzw. wie speichert StarMoney meine Dokumente ab?
Wie alle Daten in der Benutzerdatenbank, sind auch die hinterlegten Dokumente verschlüsselt gespeichert und können nur innerhalb StarMoney geöffnet und angeschaut werden.
Um die Datenbankstruktur Ihrer Benutzerdatenbank nicht zu vergrößern werden alle Dokumente extern gespeichert und innerhalb der Benutzerdatenbank verknüpft.
Sie finden die Daten im Verzeichnis \Document. Der Ordner befindet sich im Pfad
"C:\ProgramData\StarMoney 12 Basic\profil" bzw. "C:\ProgramData\StarMoney 12 Deluxe\profil"
Im Ordner Document ist einmal die Benutzerdatenbank und ein Unterordner mit dem Namen der Benutzerdatenbank vorhanden. Der Unterordner mit dem Namen der Benutzerdatenbank beinhaltet sämtliche eingelesenen Dokumente mit der Dateiendung „PDY“ bzw. "DOY".
Ein Umbenennen der Dateien ist zwar möglich, beim Öffnen wird Ihnen das entsprechende Programm jedoch eine Fehlermeldung ausgeben und die Datei nicht anzeigen.
Warum sind unter der Dokumentenverwaltung nicht alle Schaltflächen aktiv?
Um Funktionen, wie „Öffnen“ oder „Ändern“, zu aktivieren, selektieren Sie bitte einen Ordner bzw. ein Dokument in der Dokumentenverwaltung.
Wie kann ich meine Dateien sichern, z.B. für eine Neuinstallation?
Die Dokumente werden im Verzeichnis des Benutzers im Ordner \Document z.B.
C:\ProgramData\StarMoney 12 Basic\profil gespeichert.
Nutzen Sie für die Datensicherung bei einer Neuinstallatin daher immer die Funktion "Komplettsicherung erstellen" in der Benutzeranmeldung in StarMoney Basic und StarMoney Deluxe. Die Dokumente werden dann automatisch mitgesichert.