In diesem Artikel erläutern wir Ihnen den Aufbau und die Funktion der Bestandsverwaltung (Offline in der Software terminierte Aufträge).
Die Bestandsverwaltung in StarMoney Business dient der terminlichen, betraglichen und kontobezogenen Disposition von Termin- und wiederkehrenden sowie einmaligen Zahlungen und Lastschriften (Aufträge).
Offline verwaltete Aufträge müssen einem Bestand zugewiesen werden.
Es wird bei den Beständen zwischen zwei Arten unterschieden:
- Kein Bestand (Auftrag wird bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt)
- Ein erstellter Bestand (z. B. Lieferant A, B, C usw.). Fällige Aufträge verbleiben im Bestand und werden per Zahlungserinnerung angezeigt. Der Termin für die Einreichung des Auftrags kann selbst bestimmt werden.
Hinweise zum Handling fälliger offline verwalteter Aufträge in StarMoney Business:
Aufträge deren Fälligkeit erreicht ist, werden je nach gewähltem Bestand entweder in der Zahlungserinnerung eingeblendet bzw. direkt ohne Nachfrage in den Ausgangskorb zum Versand bereitgestellt.
Beispiel:
Auftrag ist dem Bestand „kein Bestand“ zugeordnet und die Fälligkeit tritt ein:
Dieser Auftrag wird beim ersten Start der Datenbank an diesem Tag ohne Nachfrage direkt für den Versand in den Ausgangskorb überstellt.
Der Auftrag ist einem selbst erstellten Bestand z. B. Testbestand zugewiesen und die Fälligkeit tritt ein:
Beim ersten Start der Datenbank an diesem Tag erhalten Sie einen Hinweis auf die Fälligkeit dieses Auftrags und müssen den Auftrag selbständig über den betreffenden Bestand unter Disposition einreichen
Hinweis: Ein einem Bestand zugewiesener Auftrag kann nur über den Bestand selbst geändert/gelöscht werden.
Hinweis: Wenn Sie einem Auftrag den Bestand "Kein Bestand" zugeordnet haben, wird er bei Fälligkeit auch unter "Erinnerungen" angezeigt. Sollten Sie den Auftrag über die Anzeige in den Erinnerungen aufrufen, Schaltfläche [Anzeigen], wechseln Sie in die Bestandsübersicht. Der Auftrag befindet sich aber nicht mehr in der Bestandsverwaltung, sondern im Ausgangskorb. Um den Auftrag erneut einzusehen, rufen Sie bitte über die Navigation den Ausgangskorb auf.
Inhalt
1. Erstellung von eigenen Beständen
2. Einen offline terminierten Auftrag einem Bestand zuweisen
- Einzelauftrag
- Sammelauftrag
- Allgemeine Einstellungen
- Auftragsverwaltung
+ Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags im Bestand „Kein Bestand“
+ Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags aus einem "Eigenen Bestand"
4. Standardeinstellung für die Offlineverwaltung konfigurieren
1. Erstellung von eigenen Beständen
- Eigener erstellter Bestand (z. B. Lieferant A, B, C usw.). Fällige Aufträge verbleiben im Bestand und werden per Zahlungserinnerung angezeigt
- Der Termin für die Einreichung des Auftrags kann selbst bestimmt werden
- Bei Fälligkeit muss der Auftrag selbst über den Bestand eingereicht werden
Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Planung“ und hier auf „Bestände“.
Klicken Sie in der oberen Toolbox auf den Button „Neu“.
Vergeben Sie einen „Namen“ für den Bestand und klicken dann auf eine freie Fläche um den Eintrag zu übernehmen.
Hinweis:
Der Bestand „Kein Bestand“ ist ein Platzhalter innerhalb der Software und kann nicht gelöscht werden.
- „Kein Bestand“ (Auftrag wird bei Fälligkeit direkt in den Ausgangskorb gestellt)
2. Einen offline terminierten Auftrag einem Bestand zuweisen
Einzelauftrag
Im Zahlungsformular z. B. Überweisung wählen Sie bitte die Optionen im rechten Bereich um die Kriterien für die offline-Verwaltung des Auftrags zu konfigurieren.
Im Feld „Turnus“ können Sie auswählen, ob der Auftrag einmalig oder in einem bestimmten Intervall ausgeführt werden soll.
Im Feld „Auftrag ausführen am“ können Sie das Ausführungsdatum für den Auftrag eingeben.
Im Feld „Bestand“ können Sie den Bestand für die Offlineverwaltung auswählen (eigener Bestand oder „kein Bestand“)
Über den Haken bei „Auftrag offline verwalten“ können Sie bestimmen, ob der Auftrag in der Software verwaltet oder direkt an Ihr Institut versendet werden soll.
Sofern Sie einen „Turnus“ ungleich „Einmalig“ auswählen, wird das Feld „Ausführen am“ ausgegraut, da dieses nur für einmalige Aufträge genutzt werden kann.
Nutzen Sie in diesem Fall die Felder „Ausführungsdatum“, „Erstmalig“ und ggf. „Letztmalig“.
Der Auftrag wird in der Historie der Aufträge (in diesem Beispiel „SEPA-Terminüberweisung“) in der Spalte „Bestand“ mit dem betreffenden Bestand (hier „Lieferant A“) angezeigt.
In der Spalte „Verwaltung“ wird angezeigt, ob der Auftrag „online“ oder „offline“ verwaltet wird. Über das „Ordnersymbol“ können Sie bei Sammelaufträgen die zugehörigen Einzelposten anzeigen lassen.
Sammelauftrag
In dieser Maske wählen Sie bitte die Optionen im oberen Bereich um die Kriterien für die Offline-Verwaltung des Auftrags zu konfigurieren.
Im Feld „Turnus“ können Sie auswählen, ob der Auftrag einmalig oder in einem bestimmten Intervall ausgeführt werden soll.
Im Feld „Termin“ können Sie das Ausführungsdatum für den Auftrag eingeben.
Im Feld „Bestand“ können Sie den Bestand für die Offlineverwaltung auswählen (eigener Bestand oder „kein Bestand“)
Über den Haken bei „Auftrag offline verwalten“ können Sie bestimmen, ob der Auftrag in der Software verwaltet oder direkt an Ihr Institut versendet werden soll.
Sofern Sie einen „Turnus“ ungleich „Einmalig“ auswählen, werden die Felder „Ausführungstag“ und „Letztmalig“ aktiv geschaltet. Sie können in diesen Feldern wie bei einem Dauerauftrag die Ausführung festlegen.
Über die Option "Als Einzelbuchung kennzeichnen", können Sie wählen, ob die enthaltenen Buchungsposten als einzelne Umsätze im Konto gebucht werden sollen.
Hinweis:
Zur Nutzung der Funktion "Als Einzelbuchung kennzeichnen" müssen Sie eine Vereinbarung mit Ihrem Kreditinstitut abgeschlossen haben.
Der Auftrag wird in der Historie der Aufträge (in diesem Beispiel „SEPA-Termin-Sammelüberweisung“) in der Spalte „Bestand“ mit dem betreffenden Bestand (hier „Lieferant C“) angezeigt.
In der Spalte „Verwaltung“ wird angezeigt, ob der Auftrag „online“ oder „offline“ verwaltet wird. Über das „Ordnersymbol“ unter „Zugehörige Posten“ können Sie sich bei Sammelaufträgen die zugehörigen Einzelposten anzeigen lassen.
3. Verwaltung von Beständen
Allgemeine Informationen
Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Planung“ und hier auf die Option „Bestände“.
Hinweis:
In der Spalte „Auftragsart“ wird Ihnen die im Bestand enthaltene Auftragsart angezeigt. Sofern sich in einem Bestand verschiedene Auftragsarten befinden z. B. Überweisungen und Lastschriften, so wird in der Spalte die Auftragsart „Diverse“ angezeigt.
In der Toolbox stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
Über den Button „Neu“ erstellen Sie einen eigenen Bestand.
Über den Button „Entfernen“ können Sie einen eigenen erstellten Bestand löschen. Der Platzhalter für den Bestand „kein Bestand“ kann nicht entfernt werden.
Über den Button „Details“ gelangen Sie in den Auftragsbestand des gewählten Bestandes.
Über den Button „Kopieren“ können Sie eine Kopie des gewählten Bestandes (nur eigener erstellter Bestand) erstellen
Auftragsverwaltung
Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Planung/Bestände“. Markieren Sie einen Bestand und klicken auf den Button „Details“ in der oberen Toolbox.
Alternativ klicken Sie den markierten Bestand doppelt.
Über die Funktion „Fälligkeit um … Tage vorziehen“ können Sie den durch Haken markierten Auftrag um die vergebene Anzahl von Tagen vorziehen.
Über die Option „Sammelauftrag erzeugen“ können Sie mehrere durch Kreuz markierte Einzelaufträge als Sammelauftrag ausgeben (sofern sich die Aufträge auf das gleiche Konto beziehen).
Im Container „Konten“ wird Ihnen eine vereinfachte Liquiditätsvorschau anhand der Fälligkeiten der im Bestand verwalteten Aufträge angezeigt.
In der Toolbox stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
Über den Button „Entfernen“ können Sie den markierten Auftrag aus dem Bestand (und der Datenbank) löschen.
Über den Button „Details“ gelangen Sie in die Auftragsdetails des markierten Auftrags.
Über die Button „Alle/Keine“ können Sie die Markierung vor denen im Bestand angezeigten Aufträge setzen bzw. entfernen.
Über den Button „Kopieren“ können Sie eine Kopie des markierten Auftrags erstellen.
Über den Button „Pauschaländerung“ können Sie bei einem Sammelauftrag pauschal den Verwendungszweck bzw. den Betrag der enthaltenen Posten ändern.
Über den Button „Export“ können Sie einen Sammelauftrag exportieren.
Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags im Bestand „Kein Bestand“
Bei Fälligkeit eines dem Bestand „Kein Bestand“ zugewiesenen Auftrags erhalten Sie auf der Übersicht oben rechts unter „Informationen“ einen Hinweis.
Hinweis:
Bei StarMoney Business ist diese Anzeige davon abhängig, ob der angemeldete Benutzer mind. das Recht „Ausführung“ für das betreffende Konto besitzt.
Anzeige des Hinweises in den „Informationen“.
Wechseln Sie in der linken Navigation auf den „Ausgangskorb“.
Hier können Sie den fälligen Auftrag versenden.
Hinweis:
„Terminierte Überweisungen, Sammelüberweisungen sowie offline geführte Daueraufträge werden bei Fälligkeit als Einzelüberweisung bzw. Sammelüberweisung ohne Termin versendet, da die Terminierung bereits in StarMoney verwaltet wurde.
Ein im Ausgangskorb befindlicher Auftrag aus einem Bestand kann nur über den betreffenden Bestand unter „Disposition/Bestände“ aus der Datenbank entfernt werden.
Handling bei Fälligkeit eines zugewiesenen Auftrags aus einem "Eigenen Bestand"
Bei Fälligkeit eines einem eigenen Bestand zugewiesenen Auftrags erhalten Sie auf der Übersicht oben rechts unter „Informationen“ einen Hinweis.
Hinweis:
Bei StarMoney Business ist diese Anzeige davon abhängig, ob der angemeldete Benutzer mind. das Recht „Ausführung“ für das betreffende Konto besitzt.
Auf der Übersicht werden Ihnen die fälligen Aufträge in den Containern „Zahlungserinnerung“ und „Bestände“ angezeigt.
Sie können den betreffenden Auftrag wie folgt im Bestand aufrufen.
- Klicken Sie im Container „Zahlungserinnerung“ den betreffenden Auftrag an
- Klicken Sie im Container „Bestände“ den betreffenden Bestand an
- Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Planung/Bestände“
Die fälligen Aufträge sind bereits mit einem Haken markiert. Wenn Sie den Auftrag einreichen wollen, so klicken Sie unten rechts auf den Button „OK“.
Hinweis:
Sofern Sie den Auftrag nicht sofort einreichen möchten, so lassen Sie den Auftrag unverändert im Bestand und reichen diesen erst an Ihrem gewünschten Ausführungsdatum ein. Sie werden weiterhin auf der Übersicht auf die fälligen Aufträge hingewiesen.
Bestätigen Sie die Meldung, wenn der Auftrag wirklich eingereicht werden soll.
Wechseln Sie in der linken Navigation auf den „Ausgangskorb“.
Hier können Sie den fälligen Auftrag versenden.
Hinweis:
„Terminierte Überweisungen, Sammelüberweisungen sowie offline geführte Daueraufträge werden bei Fälligkeit als Einzelüberweisung bzw. Sammelüberweisung ohne Termin versendet, da die Terminierung bereits in StarMoney verwaltet wurde.
Ein im Ausgangskorb befindlicher Auftrag aus einem Bestand kann nur über den betreffenden Bestand unter „Planung/Bestände“ aus der Datenbank entfernt werden.
4. Standardeinstellung für die Offlineverwaltung konfigurieren
In StarMoney Business können Sie die Standardeinstellung für die Offlineverwaltung selbst festlegen.
Sofern Sie nur in Ausnahmefällen Ihre Aufträge offline über die Bestandsverwaltung in StarMoney Business verwalten und sonst in der Regel die Aufträge online versenden, können Sie die Standardeinstellung auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Wechseln Sie in der oberen Menüleiste auf „Einstellungen“ und wählen Sie die Option „Allgemeines“.
Wechseln Sie auf die Karteikarte „Zahlungsverkehr“.
Unter „Aufträge verwalten“ können Sie die Standardeinstellung ändern.
Hinweis:
Ist der Haken bei „Aufträge offline verwalten“ gesetzt, so wird bei der Erstellung von terminierten Aufträgen die Standardeinstellung „Auftrag offline verwalten“ gesetzt.
Ist der Haken bei „Aufträge offline verwalten“ nicht gesetzt, so kann der Haken für die Offlineverwaltung nach Bedarf gesetzt werden.
