Immer öfter erhält man Rechnungen digital, ob als PDF oder E-Mail o. ä. Die manuelle Eingabe ist zeit- und auch fehleranfällig.
Schneller geht es mit dem Einlesen dieser digitalen Rechnungen – direkt im Zahlungsverkehrsformular!
StarMoney Basic und Deluxe unterstützen das Rechnungsformat nach ZUGFeRD – dem Forum elektronische Rechnungen Deutschland. Einfach ZUGFeRD-Rechnung einlesen, die Auftragsdaten prüfen, Auftrag senden – fertig!
Rechnungen zu bezahlen kann umständlich sein – besonders, wenn diese in Papierform vorliegen. Es kostet Zeit und ist fehleranfällig. Wenn Sie einen Scanner haben, können Sie Rechnungen direkt bei Erfassung z. B. einer Überweisung einscannen und in das Auftragsformular übernehmen! Kein Ab- und Vertippen mehr!
Des Weiteren kann bei Erstellung eines Auftrags bereits angegeben werden, welcher Kategorie der Auftrag und damit später der Umsatz zugehört oder welche Kostenstelle betroffen ist als auch der Steuersatz vorgeben werden.
Hinweis: Kostenstellen stehen Ihnen nur in der StarMoney Deluxe zur Verfügung.
Haben Sie eine digitale Rechnung z. B. nach ZUGFeRD oder als PDF eingelesen, können Sie schon mit dem Zahlungsauftrag festlegen, diese direkt mit dem zugehörigen Umsatz zu verknüpfen.
Inhalt
1. Allgemeine Hinweise für digitale Rechnungen einlesen
2. Eine digitale Rechnung einlesen
- Rechnung gemäß ZUGFeRD
- keine ZUGFeRD-Rechnung
3. Eine Rechnung in StarMoney einscannen
4. Speicherung der Rechnungsdaten
- Anzeige der Rechnung am Umsatz im Konto
- Anzeige der Rechnung am Zahlungsauftrag
1. Allgemeine Hinweise für digitale Rechnungen einlesen
Das Einlesen von Rechnungen ist für die folgenden Zahlungsaufträge möglich:
- Überweisung
- Terminüberweisung
- Dauerauftrag
- Sammelüberweisung
- Lastschrift
- Sammellastschrift
Rechnungen können aus den folgenden Formaten eingelesen werden:
- PNG
- GIF
- JPEG
- TIFF
Die maximale Größe der Datei für die Übernahme einer Rechnung beträgt 10 MB.
Es können nur Rechnungen mit der Währung EUR eingelesen werden.
Einverständniserklärung:
Sofern eine eingelesene Rechnung nicht dem Format ZUGFeRD entspricht, können Sie in StarMoney festlegen, ob die Datei zur Ermittlung der Rechnungsdaten an unseren Partner gini-GmbH (www.gini.net) übermittelt werden soll.
Sie können das Einverständnis jederzeit innerhalb der Software widerrufen.
Die Datenschutzbestimmung der Star Finanz finden Sie über den folgenden Link:
https://www.starmoney.de/datenschutz
Die Datenschutzbestimmung der Gini GmbH finden Sie über den folgenden Link:
https://www.gini.net/datenschutz/
Wechseln Sie in der oberen Menüleiste auf „Einstellungen/Allgemeines“.
Wechseln Sie auf die Karteikarte „Datenschutz“.
Sie haben 2 Optionen:
- Ich stimme der Datenübermittlung an Gini zu
- Ich widerspreche der Datenübermittlung an Gini
2. Eine digitale Rechnung einlesen
Rechnung gemäß ZUGFeRD
Klicken Sie in der Toolbox oberhalb des Zahlungsformulars auf den Button „Rechnung einlesen“.
Wählen Sie die einzulesende Rechnung aus und klicken Sie anschließend auf den Button „Öffnen“.
Anzeige der Daten aus der eingelesenen Rechnung.
Klicken Sie nach Kontrolle der Daten im Zahlungsformular auf den Button „Senden“.
Beispiel für eine digitale Rechnung gem. ZUGFeRD.
Keine ZUGFeRD-Rechnung
Klicken Sie in der oberen Toolbox auf den Button „Rechnung einlesen“.
Wählen Sie die einzulesende Rechnung aus und klicken Sie anschließend auf den Button „Öffnen“.
Wählen Sie die von Ihnen gewünschte Option.
Anzeige der aus der Rechnung übernommenen Daten.
Beispiel für eine Rechnung (kein ZUGFeRD).
3. Eine Rechnung in StarMoney einscannen
Klicken Sie in der Toolbox oberhalb des Zahlungsverkehrsformulars auf den Button „Rechnung einscannen“.
Hinweis:
Der Button „Rechnung einscannen“ ist nur aktiv, wenn ein Scanner an dem Rechner angeschlossen ist.
Sofern eine externe Software auf dem Rechner für das Scannen installiert ist, erhalten Sie das Fenster für die Einstellungen dieser externen Software.
Nehmen Sie die Einstellungen vor und starten Sie den Scann-Vorgang.
Sofern keine externe Software für das Scannen auf dem System installiert wurde, erhalten Sie diese Anzeige.
Für die bessere Auswertung der Rechnung und korrekte Übernahme in das Formular ist es erforderlich, dass die Daten an unseren Partner „Gini GmbH“ übertragen werden.
Sie haben die Auswahl:
- Ja
- Abbrechen
Sie können die Einstellung jederzeit in der oberen Menüleiste unter „Einstellungen/Allgemeines“ über die Karteikarte „Datenschutz“ ändern.
Anzeige der übernommenen Rechnungsdaten im Zahlungsverkehrsformular für eine SEPA-Überweisung.
Klicken Sie nach Kontrolle der Daten auf den Button „Fertig“.
Eingescannte Originalrechnung.
4. Speicherung der Rechnungsdaten
Über die Option „Rechnung speichern“ können Sie festlegen, ob eine Kopie der eingelesenen/eingescannten Rechnung nach Abfrage der Kontoumsätze direkt an der Buchung im Konto und am Zahlungsauftrag angezeigt werden soll.
Hinweis:
Über den Button „Anzeigen“ können Sie sich noch einmal die Original-Rechnung anzeigen lassen.
Anzeige der Rechnung am Umsatz im Konto
Nach der Kontoaktualisierung können Sie sich die zugehörige Rechnung über die Spalte „Dokument“ anzeigen lassen.
Alternativ klicken Sie die Buchung doppelt und wählen in der oberen Toolbox den Button „Dokument öffnen“.
Wählen Sie unter Dokumente das betreffende Dokument und klicken Sie in der oberen Toolbox auf den Button „Dokument öffnen“.
Anzeige der eingelesenen Rechnung aus der Buchung im Konto.
Anzeige der Rechnung am Zahlungsauftrag
Wechseln Sie in der linken Navigation auf „Zahlungsverkehr/Überweisung“.
Markieren Sie den betreffenden Zahlungsauftrag und klicken Sie in der Spalte „Rechnung“ auf das Symbol mit der Büroklammer.
Alternativ klicken Sie den Zahlungsauftrag doppelt und klicken dann im Formular unten auf den Button „Anzeigen“.
Anzeige der eingelesenen Rechnung.
