Sie haben Rechnungen, Schreiben, oder andere Dokumente die Sie als PDF oder per eMail erhalten haben und möchten diese zentral verwalten?
Sie haben evtl. unsere Schritt-für-Schritt-Hilfen heruntergeladen und möchten diese in StarMoney ablegen? Sie haben Finanzdokumente gesichert und möchten diese nicht jedem zugänglich archivieren?
Dann nutzen Sie doch die Dokumentenverwaltung in StarMoney! Sie können digitalisierte Dokumente, z.B. TXT-, DOC-, HTML-, JPG-Dateien organisieren und speichern, so dass diese nur von Ihnen genutzt und gelesen werden können.
Tipp: Dokumente einlesen - per Scanner können Sie Dokumente direkt in StarMoney einlesen.
Einrichtung der Dokumentenverwaltung
Um Dokumente in StarMoney zu verwalten, legen Sie zuerst ein entsprechendes Konto an. Starten Sie dazu StarMoney und melden Sie sich an der Benutzerdatenbank an.
- Über das Menü Kontenliste, Menüpunkt Konto neu bzw. alternativ über das Menü Neu, Menüpunkt Neues Konto starten Sie den Kontoeinrichtungsassistenten.
- Unter „Kontoart auswählen“ markieren Sie jetzt bitte „Offline- und andere Konten einrichten“ und hier die Option „Dokumentenverwaltung“.
- Im Bereich „Erforderliche Angaben“ vergeben Sie nun unter „Kontonamen“ eine Bezeichnung.
- Legen Sie das Konto jetzt über [Fertig stellen] an.
Das Konto wurde nun angelegt, und steht Ihnen in Ihrer Kontenliste zur Verfügung.
Wenn Sie das Dokumentenverwaltungskonto erstmals aufrufen, gelangen Sie in die Gesamtübersicht Ihrer Dokumente und Ordner, die derzeit noch leer ist. Die Übersicht zeigt Ihnen links die Spalte „Ordner“ und rechts die im selektierten Ordner gespeicherten Dokumente.
Über die Schaltflächen können Sie nun z. B.:
- neue Ordner anlegen, in denen Sie Dateien ablegen können
- Ordner ändern
- Ordner verschieben
- bestehende Ordner entfernen, inklusive beinhalteter Dateien sowie
- neue Dateien in selektierte Ordner hinzufügen mit der Schaltfläche [Hinterlegen].
Anlegen neuer Ordner für Dokumente
Zum Anlegen neuer Ordner in der Verwaltung klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Ordner neu].
Ihnen wird ein Dialog angezeigt, in dem Sie den Namen des neu zu erstellenden Ordners eingeben
müssen.
Bestätigen Sie die Eingabe mit [Erstellen].
Der erstellte Ordner wird in der Spalte „Ordner“ angelegt. Die Darstellung der Ordner basiert auf der Reihenfolge der Anlage.
Um Ihre Ordner zu sortieren, nutzen Sie die jeweiligen Pfeil-Symbole, um einen selektierten Ordner nach oben bzw. unten zu verschieben.
Dokumente einlesen
Wenn Sie einen Scanner, oder ein Smartphone, an Ihren Computer angeschlossen haben, erkennt
StarMoney dieses und die Schaltfläche [Dokument einlesen] in der Dokumentenverwaltung ist aktiviert.
Wählen Sie diese, um den Scanvorgang zu starten. Sollte mehr als ein Endgerät gefunden werden, so müssen Sie zunächst das entsprechende Gerät auswählen und bestätigen. Anschließend führen Sie wie gewohnt und gewünscht den Scanvorgang durch.
Es wird Ihnen ein Scan-Fortschrittsdialog angezeigt.
Wenn der Scan erfolgreich abgeschlossen ist, fordert StarMoney Sie dazu auf, einen Namen für das Dokument zu vergeben.
StarMoney speichert das Dokument immer in dem Ordner ab, der in der Dokumentenverwaltung selektiert ist, wenn die Schaltfläche [Dokument einlesen] gewählt wird.
Sie können das Dokument nachträglich beliebig über die entsprechenden Funktionen der Dokumentenverwaltung verschieben, entfernen und ändern.
Hinterlegen von Dokumenten
Wenn Sie ein Dokument als Datei in StarMoney hinterlegen, erstellt das Programm eine Kopie des Dokumentes.
Das Original bleibt erhalten.
Um Dokumente in StarMoney zu verwalten, selektieren Sie in der „Dokumentenverwaltung“ bitte
einen Ordner, in dem das Dokument hinterlegt werden soll, und klicken Sie dann unten auf die
Schaltfläche [Hinterlegen].
Es erscheint der Dialog „Öffnen“, über den Sie jetzt Ihre Datei auswählen können.
Bestätigen Sie die Übernahme im Dialog „Öffnen“ mit der Schaltfläche [Öffnen].
StarMoney hinterlegt nun das gewählte Dokument im ausgewählten Ordner. Wiederholen Sie diesen Schritt mit jedem Dokument, welches Sie in StarMoney hinterlegen wollen.
Beachten Sie bitte, dass Sie den Ordner, in den ein Dokument eingefügt werden soll, in StarMoney selektieren müssen, bevor Sie die Schaltfläche [Hinterlegen] betätigen.
Funktionen der Dokumentenverwaltung
Neben den eingangs erwähnten Funktionen haben Sie bei selektiertem Dokument folgende Möglichkeiten:
- Öffnen: Öffnen der Ansicht des selektierten Dokuments
- Ändern: Ändern des Dateinamens und Dateidatums
- Entfernen: Löschen des gewählten Dokumentes aus der Benutzerdatenbank
- Verschieben: Verschieben von Dokumenten in einen anderen Ordner
- Exportieren: Speichert das ausgewählte Dokument unverschlüsselt an einem von Ihnen gewählten Ort.